Was sind die besten Tipps für die Aufbewahrung von Unternehmensunterlagen?
Unternehmen große und kleine Unternehmen stehen häufig vor der Herausforderung, ein organisiertes Unternehmensunterlagen -Aufbewahrungssystem aufrechtzuerhalten.Im Allgemeinen werden Geschäftsdokumente auf die festgelegten lokalen oder regionalen Zeitbeschränkungen aufrechterhalten.Kennen Sie die Anforderungen an das, was zu behalten ist und wie lange als entscheidend für ein angemessenes Aufzeichnungssystem als entscheidend angesehen wird.
Die Größe des Geschäfts bestimmt normalerweise die Tiefe eines Geschäftsaufbewahrungssystems.Einige der Geschäftsdokumente, die aufbewahrt werden, umfassen Steueranträge und Personalakten.Finanzaufzeichnungen, die im Allgemeinen von einem Unternehmen aufbewahrt werden, sind operative Ausgaben, Kapitalkäufe, Verkaufsbelege und Immobilienvermögen.
Ein Unternehmen sollte die Anforderungen an die Aufbewahrungsaufbewahrung der Geschäftsberichte in der Zuständigkeit überprüfen, die die Branche des Unternehmens reguliert.Die Anforderungen in den USA für steuerbezogene Geschäftsunterlagen sind, dass Geschäftsdokumente mindestens drei Jahre lang aufbewahrt werden.Einige Umsatzanforderungen müssen möglicherweise auch nach Ablauf der empfohlenen Zeit Finanzunterlagen behalten.
Personalunterlagen werden normalerweise mindestens vier Jahre lang erhalten.Diese und andere Aufzeichnungen werden an einem sicheren Ort aufbewahrt, insbesondere solche, die private Informationen über vergangene und aktuelle Mitarbeiter enthalten.Vollständige Aufzeichnungen darüber, wann die Lohnsteuern eingereicht und gezahlt wurden, werden in der Regel beibehalten.
In den meisten Fällen werden Finanzunterlagen mindestens sieben Jahre lang aufbewahrt.Erklärungen von Finanzinstituten, Bestandslisten und jährlichen Gewinn- und Verlustrechnungen sind einige der Arten von Dokumenten, die enthalten sein könnten.Ein gutes Finanzaufzeichnungen kann das Engagement eines Unternehmens für rechtliche Angelegenheiten minimieren.
Unternehmen können auch feststellen, dass ein Reinigungssystem zur Beseitigung alter oder irrelevanter Geschäftsdokumente von Vorteil ist.Eine Richtlinie für ein Aufbewahrungssystem für Unternehmensunterlagen könnte dazu beitragen, den Prozess zu rationalisieren und sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter dieselben Praktiken verfolgen.Dies ist im Allgemeinen ein fortlaufender Bestandteil des Prozesses zur Aufrechterhaltung angemessener Geschäftsunterlagen. Es ist in der Regel eine gute Idee, angemessenen Speicherplatz zu haben, wenn Geschäftsdokumente vor Ort aufbewahrt werden.Es ist auch eine allgemeine Praxis, eine elektronische Datei mit Geschäftsunterlagen zu führen.Auf diese Weise sind relevante Dokumente weiterhin zugänglich und das Unternehmen kann eine Abschaltung vermeiden, falls ein Brand oder eine andere Katastrophe Papiergeschäftsdokumente zerstört. Die meisten Unternehmen könnten sich für die Verwendung eines Aufzeichnungsspeichermanagementunternehmens entscheiden.Dies hat das Potenzial, die Zeit der Organisation zu befreien, sich auf geschäftsbezogene Themen zu konzentrieren, und nicht die Verwaltung der Aufbewahrungsaufbewahrung von Geschäftsberichten.Mögliche Bedenken hinsichtlich der Auslagerung des Aufbewahrungssystems für Geschäftsberichte könnten reduziert werden.Ein seriöses Unternehmen skizziert im Allgemeinen seine Sicherheitsmerkmale und -praktiken für die Wartung von Geschäftsdokumenten.