Jak mohu vyvinout nejlepší pokyny pro zadávání veřejných zakázek?

Vzhledem k tomu, že společnost nebo organizace roste, je potřeba stanovit pokyny pro zadávání veřejných zakázek.Pokusy nebo nákup je řízení veškerých výdajů na služby a zboží.Jako aspekt celkového řízení podniků je to ústřední funkce, která se přímo týká omezení nákladů, snížení výdajů a zvyšováním zisků.Přestože většina lidí spojuje zadávání veřejných zakázek s velkými společnostmi a multimiliony dolarových obchodů, pokyny pro zadávání veřejných zakázek mohou pomoci každému, velkému i malému.

Pole zadávání veřejných zakázek je tak široká, že je nejlepší jej rozdělit na odlišné obchodní procesy.Hlavními kategoriemi jsou: správa dodavatele, smluvní zboží a služby, platební podmínky, prahové hodnoty a segregace povinností.Kromě identifikace odlišného obchodního procesu existují tři položky, které je třeba dokončit, aby bylo možné vyvinout pokyny pro zadávání veřejných zakázek: stanovit organizační strukturu a role, implementovat účetní kontroly a definovat odpovědnost a odpovědnost za procesy zadávání veřejných zakázek v organizaci.

Standardní metodologie.K vývoji pokynů pro zadávání veřejných zakázek je vytvoření složky souborů pro pokyny.V této složce souborů vytvořte samostatný pro každý z hlavních obchodních procesů.Jakmile jsou pokyny rozvíjeny, vytvořte procesní průvodce pro různé role a oddělení zapojené do procesu.Zahrňte část o zprávách o dohledu a správě, jakož i dokument toku pro přezkoumání vyššího managementu.Všechny pokyny by měly být přezkoumány a diskutovány s dopadovými oblastmi a předloženy vrcholovému vedení k přezkumu.Po přijetí je školení pro všechny uživatele vyžadováno k implementaci pokynů.Identifikujte WHO, co, kde a proč pro každou transakci, a určete iniciační bod nebo aktivitu.Například, když oddělení vyžaduje kancelářské potřeby, kdo je za tento proces zodpovědný?Jak se rozhodují, kterého prodejce je kontaktovat?Jaká je maximální částka, kterou mohou utratit a kdo tento nákup schvaluje?Všechny tyto otázky jsou ústřední pro rozvoj pokynů pro zadávání veřejných zakázek.

Účetnictví poskytuje standardní strukturu pro sledování a řízení výdajů.Použití požadavků na nákup, nákupních objednávek, citací, smluv a dalších nástrojů pro zadávání veřejných zakázek, které všechny dopadují na účetní funkce.Typické účetní kontroly se zaměřují na snížení rizika podvodů, získání nejlepší hodnoty pro dolar, přijímání vyjednávaných cen a podmínek a oprávnění schválení.Tyto položky mohou být spravovány v počítačovém systému, ale nejprve je musí být definovány v pokynech pro obchodní procesy.Většina organizací se zaměřuje na hodnotu dolaru kupní objednávky nebo smlouvy, ale může přehlížet celkovou utratenou za určitou komoditu.Stanovení vhodné pozice, která bude odpovědná za vyjednávání s dodavatelem a zpracování nákupních objednávek, je důležitým krokem v pokynech pro zadávání zakázek.