Jak vylepšuji pracovní postup?
Zlepšení pracovního postupu je důležitým procesem, ať už jde o jednotlivce nebo organizaci. Ukázalo se, že zlepšený pracovní postup maximalizuje efektivitu, minimalizuje odpad v čase i zdrojích a zlepšuje morálku. Způsob, jak zlepšit pracovní postup, může být stejně jednoduchý jako identifikace a eliminace zbytečného času nebo složitá, jako je zkoumání a změna celého procesu a/nebo automatizace celého nebo jeho části. Bez ohledu na to, jak velká nebo malá práce nebo proces, stojí za to čas a úsilí podniknout kroky ke zlepšení pracovního postupu. Moderní pracoviště si zvyklo a závislé na e -mailu, rychlém zasílání zpráv a textových zpráv. Účelem těchto komunikačních prostředků mělo ušetřit čas, ale mohou vést k nadměrnému množství zbytečných informací a promarnění času. Můžete zlepšit pracovní postup jednoduše odstraněním nebo omezením rychlých zpráv a textových zpráv a stanovením přiměřených očekávání v e -mailu. Reakce na e -maily nebo reagovat na e -maily, jakmile přijdou, může být časem plýtvání. Nastavení několikrát během dne, který je věnován čtení a odpovědi na e -maily, zlepší váš pracovní postup a produktivitu.
Tato přerušení jsou jen několik z mnoha, které mohou zastavit pracovní postup. Jakákoli práce nebo proces bude pokračovat lépe a dále s přiměřeným blokem času, který se jí věnuje, spíše než se pokusit to udělat v malých přírůstcích. Vyčlenění dokonce 20 nebo 30 minut na to, aby se věnovalo jedinému úkolu nebo procesu, vám pomůže dosáhnout velkého pokroku ve zvyšování produktivity a zlepšení pracovního postupu. Zaměření na konkrétní úkol pro relativně krátký, ale nepřetržitý blok času může být jednou z nejlepších metod, které vám pomohou zlepšit pracovní postup.
Pro složitější postupy a větší organizace vyžaduje ke zlepšení pracovního postupu systematičtější přístup. Tyto procesy zahrnují zlomenípracovní postup do malých, konečných kroků a analýzy úkolů zapojených do každého kroku. Dva nejdůležitější principy, které pak mohou být přiřazeny ke každému kroku, jsou odpovědnost a automatizace. Jedna osoba nebo entita musí být zcela odpovědná za dosažení každého kroku, což eliminuje ukazování a otálení prstů.
Další část se ptá, zda lze krok automatizovat. Jakákoli část procesu, který může být zcela automatizován, vyřazuje personál z rovnice, je hlavním krokem ke zlepšení pracovního postupu. Po analýze každého kroku byla přidělena odpovědnost a pokud je to možné, bude práce automatizovaná, celý proces pracovního postupu bude mnohem zlepšen.
Kroky ke zlepšení pracovního postupu většinou zahrnují zdravý rozum a tradiční techniky řízení. Výzvou je rozdělit pracovní postup do zvládnutelných kroků a poté zlepšit každý z příslušných kroků. Tímto způsobem můžete eliminovat odpad, maximalizovat čas a produktivitu a zlepšite Workflow.