Jak si mohu vzít minuty schůzky?

Zápisy z setkání jsou písemným záznamem o hlavních tématech a rozhodnutí učiněných během schůzky.Na formálním zasedání správní rady je tajemník správní rady obvykle odpovědný za zaznamenávání zápisů z setkání, které jsou poté považovány za důležité právní dokumenty.Mnoho setkání začíná revizí zápisu z posledního setkání, která je umístěna vysoko na agendě schůzky.Pokud účastníci schůzky souhlasí s tím, že tyto minuty přesně odrážejí to, co se odehrálo během poslední schůzky, jsou oficiálně schváleny na aktuální schůzce.

Osoba zodpovědná za zaznamenávání zápisů z setkání často zaznamenává nejvýznamnější body, jak se vyskytují během schůzky, jako například o nichž byla diskutována důležitá témata, o nichž byla vznesena důležitá prohlášení a otázky a které a které akční položky nebo úkoly z nich vyvstaly zsetkání a kterému byli přiděleni.Tyto poznámky, napsané ve zkratce, jsou poté zadány do formálního dokumentu, někdy jinou osobou než nototáře, a dokument je uchováván jako záznam o pokroku schůzky.Osoba určená při užívání zápisů z setkání někdy také zaznamená schůzku na magnetologickém rekordéru namísto nebo kromě rukou.Páska pak může být připojena k diktafonu, aby se přepsal záznam do dokumentu formálních minut schůzek.

Dokument formálních zápisů pro setkání obvykle začíná uvedením názvu společnosti nebo organizace;umístění, čas a datum schůzky;a seznam lidí přítomných pro schůzku (účastníci).Dále by zápisy měly uvádět ve formě odstavce nebo odráže, na které byla témata zakryta na schůzce, napsané v pořadí, v jakém byly diskutovány.Pokud je jednotlivce uvedena důležitý bod, mělo by být jméno tohoto mluvčího připsáno věci, protože je zaznamenáno v minutách.Parafrázování bodu reproduktoru je obecně přijatelné při schůzkách doslova doslovných citací.

Vzhledem k tomu, že ne všechny to, co bylo řečeno během schůzky, může nebo mělo být zahrnuto do zápisu z setkání, dobrým pravidlem je zajistit, aby byla zachována jakákoli oficiální rozhodnutí a usnesení přijatá organizací nejvyšší prioritou.Do zápisu ze schůzky by měly být zahrnuty všechny finanční zprávy nebo prohlášení, která byla předložena během schůzky nebo diskutované právní záležitosti.