Jak mohu napsat dopis spokojenosti zákazníků?

Dopis spokojenosti zákazníků by měl obsahovat podrobné informace o situaci a požadovaném řešení, ať už jde o pochvalu pro zaměstnance, který šel nad a za nimi, nebo nahrazení vadného produktu.Zpětná vazba této povahy by měla být stručná, protože personál bude možná muset číst velký počet v daný den.Je také důležité se ujistit, že poskytne kontaktní informace, aby společnost mohla reagovat.Dopis spokojenosti zákazníka by měl také podrobně popsat transakci, ke které došlo, a pokud je to možné, pojmenujte zúčastněné zaměstnance.Měly by být zahrnuty jakékoli další relevantní informace, aby společnost měla úplný přehled o tom, co se stalo a kdo se zapojil.Co se v té době stalo.Dopis spokojenosti zákazníků by mohl naznačovat, že zákazník požádal nadřízeného například o pomoc nebo poukázal na problém s vadnou opravou opraváře a nedostal odpověď.Pokud spisovatel dopisů kontaktoval někoho jiného ve společnosti a nedostal uspokojivý výsledek, mělo by se to také projednat.Je žádoucí rozlišení.Může to být náhrada, poukaz, oprava nebo jiné usnesení.Dopis spokojenosti zákazníků by neměl být nepřiměřený, ale měl by objasnit cíle zákazníka.V situaci, kdy zákazník chce další kompenzaci, jako je výměna elektrické složky, která selhala, protože ochránce přepětí nefungovalo správně, měl by zákazník poskytnout dokumentaci, jako je příjmy, aby tento nárok zálohoval.

Když dopis o spokojenosti zákazníka vyjadřuje potěšení sÚroveň služeb, může být užitečné nabídnout trochu informací o tom, proč je zákazník potěšen.Tuto zpětnou vazbu může být předána zaměstnanci a lze ji také vzít v úvahu při školení zaměstnanců a firemních politikách.Pokud například obsluha kabiny učinila letoun letounu zvláště příjemným, může to pomoci vědět, proč, takže letecká společnost může doporučit, aby ostatní letušky následovali.

Na konci dopisu o spokojenosti zákazníka může spisovatel zahrnovat kontaktinformace.Pokud jsou kopie odeslány někomu jinému, lze to poznamenat s CC: a kontaktní informace jiných příjemců.Před odesláním je vhodné znovu přečíst dopis pro jakékoli chyby a pomáhá udržovat jazyk neutrální, protože společnosti mohou ignorovat zneužívající nebo agresivní stížnosti.