Jak mám napsat obchodní dopis?

Při psaní obchodního dopisu byste měli použít konverzační tón a správné formátování a měli byste být struční.Naplánujte si dopis předtím, než zapíšete uvedení hlavních oblastí nebo předmětů, které mají být zahrnuty, a také jakékoli konkrétní incidenty nebo podrobnosti.Poté určete logický pořadí, ve kterém se tyto problémy vyřeší.Stručně se podívejte na jakoukoli předchozí korespondenci nebo konverzace v prvním odstavci a poté se připravte přímo k účelu obchodního dopisu.Je zřejmé, že v závěrečném odstavci uveďte jakoukoli následnou akci.

tón

Použijte příjemný tón, zejména pokud obchodní dopis obsahuje negativní akci nebo negativní odpověď.Uveďte ocenění toho, jak vám příjemce pomohl, pokud je to možné.V závěrečném odstavci děkuji příjemci za jeho čas, protihodnotu nebo úsilí.Aniž byste byli příliš osobní, zkuste použít přátelský a soucitný tón pro obchodní dopisy.Pokud jste vy nebo vaše společnost udělali chybu, buďte přímý při přiznání chyby.

Abyste se vyhnuli tendenci psát příliš formálně v obchodním dopise, použijte kontrakce, jako jsou ty, které se běžně používají v mluvení.Zahrnujte také osobní zájmena mdash;jako já, my a náš mdash;Místo formálnějších možností, jako je společnost.Být stručný.Například místo psaní jsme přijímají vaši korespondenci ohledně ... jednoduše napsat, že jsme obdrželi ....Velmi formální fráze jsou vhodnější v určitých typech právních dokumentů nebo korespondence než v jednoduchých obchodních dopisech.

Formát

Pro obchodní dopis použijte správný formát.Blokový styl je nejjednodušší.V dopise ve stylu bloku začínají všechny části na levém okraji, bez odsazení.Zadejte své jméno a adresu.Pokud nepoužíváte hlavičkový papír, zadejte svou adresu v horní části stránky.Pro většinu obchodních dopisů byste se měli vyhnout používání ozdobných papírů nebo barevného papíru.

Asi tři až 10 řádků po vaší adrese nebo pod tisk hlavičky písmen zadejte datum a ujistěte se, že měsíc vysvětlíte.Čtyři řádky pod datem zadejte vnitřní adresu.Vnitřní adresa obsahuje příjemce celé jméno, adresu ulice, město a poštovní kód, přičemž každý z nich na samostatném řádku.Nechte jednu prázdnou linii mezi konečnou řádek adresy a pozdravem.Pozdrav je obecně ve formátu, drahý pan Smith nebo drahá paní Jonesová a Mdash;Používání skutečných příjmení namísto těchto příkladů namísto těchto příkladů samozřejmě mdash;následuje tlusté střevo.Zapněte uzavření A, jako je upřímně vaše nebo s pozdravem.Po uzavření použijte čárku.

Ponechejte tři nebo čtyři prázdné řádky pro podpis, zadejte své jméno.Pokud je to žádoucí, umístěte svůj pracovní titul pod vaše jméno.Pokud do svého obchodního dopisu zahrnete přílohy nebo přílohy, zadejte příslušné slovo mdash;Příloha nebo kryt mdash;Po prázdném řádku pod zadaným názvem nebo názvem

Korektury

Po jeho napsání zkontrolujte, zda je vše správné a dokončené, včetně všech dat a jakýchkoli peněžních částk.Korekturujte dopis pro typografické nebo gramatické chyby.Nechte někoho jiného přečíst váš dopis před jeho odesláním a nezapomeňte podepsat dopis modrým nebo černým inkoustovým perem.