Jaké jsou nejlepší tipy pro dokumentaci o obchodních procesech?

Dokumentace obchodních procesů je proces vytváření písemného záznamu o krocích spojených s konkrétním obchodním procesem nebo postupem.Taková dokumentace pomáhá standardizovat postupy a vytvářet osvědčené postupy.Tipy pro vytváření jasných a efektivních procesních dokumentů zahrnují používání snadno srozumitelných jazyků, které má několik stran kontrolovat dokumentaci a psaní podrobných dokumentů i zjednodušené podváděcí listy.To znamená, že mnoho jednotlivců, kteří mohou mít velmi odlišné úrovně porozumění, pravděpodobně přečte dokumenty.Aby se zajistila maximální účinnost, měly by procesní dokumenty snadno srozumitelné tím, že je kdokoli pravděpodobně použije.

Odborníci často doporučují psaní takových dokumentů pomocí jazyka ekvivalentního úrovně čtení devátého stupně.Spisovatelé by se také měli vyhnout používání technického nebo průmyslového žargonu.Pokud musí být použity zkratky nebo průmyslové podmínky, měly by být nejprve jasně definovány.Je také moudré zahrnout seznam definic při vytváření dokumentace obchodního procesu..Pokud osoba, která píše dokumentaci, není odborníkem na zdokumentovaný proces, měl by takový odborník provést přezkum, aby zajistil, že obsah je technicky správný.Dokumenty by měly být také přezkoumány alespoň jedním jednotlivcem, který je s tímto procesem zcela obeznámen, aby bylo možné identifikovat jakékoli nejasné pokyny nebo chybějící kroky.Dokumenty vysvětlují všechny kroky zapojené do procesu a mohou také poskytnout další informace, jako jsou požadavky softwarového programu, právní omezení a kontaktní informace pro různé kroky.Zatímco dokumenty jsou kritické pro úplné vysvětlení procesu, mohou být příliš dlouhé nebo objemné na to, aby byly použitelné denně.

Řešením tohoto problému je vytvořit cheat list, který se zabývá pouze nejkritičtějšími kroky a slouží sloužíJako připomenutí, jakmile byla přečtena celá dokumentace procesu.Tyto podváděcí listy by měly poskytnout snadný způsob, jak najít základní informace o každém kroku.Může být moudré poskytnout číslo stránky nebo kapitoly, kde informace lze nalézt v plné dokumentaci, takže čtenář má odkaz, pokud potřebuje další podrobnosti.Takové listy jsou často prezentovány jako vývojové diagramy nebo obrysy.