Jaké jsou nejlepší tipy pro etiketu konferenčního hovoru?

Konferenční hovor může být o něco obtížnější provést než typické setkání v konferenční místnosti;Neexistují žádné osobní interakce, žádné vizuální narážky ke čtení a žádný způsob, jak vědět, kdo mluví jinak než rozpoznávání hlasu.Při účasti na konferenčním hovoru je proto nutné vykonávat správnou etiketu konferenčního hovoru, která zahrnuje vše, odkud člověk sedí při volání, jak oslovit ostatní účastníky v hovoru.Věnovat velkou pozornost správné etiketě konferenčního hovoru může volajícímu pomoci vyhnout se trapným nesprávným krokům a místo toho pomáhat provést hladké a efektivní setkání.

Organizátor hovoru by měl zahájit schůzku včas a úvodem po celou dobu.Etiketa konferenčního hovoru diktuje, že každá osoba na volání by měla být uznána a zavedena, takže všichni účastníci jsou navzájem obeznámeni a mohou se navzájem slyšet.Může být užitečné e-mailem nebo jinak obíhat agendu schůzky všem účastníkům se jmény všech na hovoru.Setkání by mělo začít včas.Jinými slovy, konferenční hovor by měl být provozován stejně profesionálně jako osobní setkání a organizátoři by měli být stejně dobře připraveni jako osobně.

Dodržování etikety konferenčního hovoru ohledně šumu na pozadí je možná nejdůležitějším aspektem samotného hovoru.Člověk by se měl vyhnout mluvení na mobilním telefonu, protože příjem může způsobit problém s jasností a vyzvednout rušivé zvuky na pozadí.Každý volající by se měl účastnit volání z klidné místnosti s malým nebo žádným rozptýlením.Pokud přijmete hovor doma, měl by se ujistit, že nebude přerušen členy rodiny, domácími mazlíčky nebo jinými rušivými interakcemi a zvuky.Takové zvuky mohou rozptýlit všechny účastníky a zabránit schůzce v postupu.Vyvarujte se také zbytečných zvuků, jako je klepání na tužku, žvýkání na jídlo nebo pohybující se kolem hlasitých židlí.

Vzhledem k tomu, že nikdo na konferenčním hovoru se navzájem neuvidí, etiketa konferenčního hovoru diktuje, že se každý reproduktor před mluvením identifikuje.Tím se zabrání zmatení mezi skupinou volajících a umožňuje každému účastníkovi přijímat přesné poznámky o tom, co bylo řečeno a kým.Náhodný hlas, který mluví bez identifikace, může být pro jiné reproduktory znepokojující a matoucí a identifikace se na konferenčním hovoru se podobá očnímu kontaktu během setkání tváří v tvář.