Co je to obchodní rekord?

Obchodní záznam je dokument, který zaznamenává jakýkoli typ obchodního jednání.Podmínky se často používají k zahrnutí všech dokumentů, které poskytují pozadí interakcí se zákazníky a potenciálními klienty, jakož i záznamy, které se týkají konkrétních transakcí, které se vyskytují mezi dodavatelem nebo dodavatelem a zákazníkem.Účelem zachování obchodního záznamu je být schopen vytvořit dokumentaci, která souvisí s konkrétní transakcí, a identifikovat přesnou sekvenci událostí, ke kterým došlo v rámci této transakce.Mnoho vlád vyžaduje, aby společnosti, které působí v rámci svých hranic, vyvinuly strategii správy záznamů, která udržuje širokou škálu záznamů, které pokrývají téměř všechny aspekty obchodní operace.

V rámci společnosti se obchodní záznam může vztahovat k několika různým funkcím.Zatímco mnoho lidí má tendenci myslet na tento typ obchodního dokumentu, který má co do činění s prodejem zákazníkům, faktem je, že tento termín je také aplikován na širokou škálu dokumentů.To zahrnuje účetní zdrojové dokumenty, jako jsou rekvizice, nákupní objednávky, seznamy balení, faktury a platby vydané pro tyto faktury.Pracovní smlouvy a personální složka jsou také považovány za odpovídající základní kritéria obchodního záznamu, protože tyto dokumenty představují významné transakce v životě společnosti.Dokonce i Memorandami meziofice, zápisy schůzek na palubě nebo investoru a tiskové zprávy se často považují za spadající do široké kategorie obchodního záznamu.

Hlavní funkcí jakéhokoli obchodního záznamu je zdokumentovat historii konkrétních událostí v životě společnosti.Například personální spisovatel zaměstnance poskytne cenné údaje týkající se najímání jednotlivce, všech cen nebo disciplinárních opatření, která jsou přijaty, úpravy mezd nebo platu a okolnosti obklopující rezignaci nebo ukončení zaměstnání.Záznamy tohoto typu chrání „zaměstnavatele

před nároky na nezákonné ukončení nebo jiné typy poplatků, které může zaměstnanec přinést.Zároveň může detail v personální složce také fungovat ve prospěch zaměstnance, pokud zaměstnavatel nedokázal dokumentovat určité události nebo podniknout kroky, které jsou mimo rozsah současných zákonů o zaměstnanosti.

Udržování přesných záznamů je nezbytné pro poskytování dokumentace související s generovanými příjmy, provozními náklady a přípravou daňového přiznání.V případě auditu bude společnost s pevným obchodním záznamovým politikou snadné vyrábět dokumenty, které podporují údaje předložené na výnosech.Usnadňuje to ověření každé řádkové položky v daňovém přiznání a vyhýbá se uložení pozdních poplatků a dalších sankcí, které by platily, pokud by podnik nemohl poskytnout dokumenty k zálohování těchto údajů.