Co je to účty?

Grafy účtů jsou v podstatě seznam různých kategorií pro příjmy a výdaje spojené s financí organizace.Zatímco přesná konfigurace řádkových položek v grafu účtů se může mírně lišit od jedné entity k druhé, existuje několik základních kategorií, které najdete téměř v každé účetní knize.Další kategorie mohou odrážet povahu podniku prováděného organizací, jako jsou charitativní fondy vyčleněné pro konkrétní účely nebo aktiva, která jsou vyčleněna pro expanzní projekt spojený se společností.

Základní skupina kategorií, která se nachází v účtech, není na rozdíl od těch, které se nacházejí v téměř každém rozpočtu domácnosti.Jednalo by se o takové řádkové položky, jako je nájemné nebo hypotékové rovnováhy a platby, základní služby a jakýkoli probíhající dluh, který se každý měsíc vyplácí, jako jsou zůstatky na kreditní kartě.Přesné pořadí těchto kategorií může být dále definováno zřízením řady řádkových položek nebo sledováním přístupu k hlavní knize a zahrnout některé položky do širokých kategorií.Jako příklad může být užitečné strukturovat tabulku účtů tak, aby řádkové položky elektřiny, vody a telefonních služeb byly seskupeny v kategorii nástrojů, spíše než se objevovat jako samostatné kategorie.Kategorie zahrnuté v grafu účtů, často existují označení, která jsou pro konkrétní entita jedinečná.Neziskové organizace mohou využívat řádkové položky, které umožňují zaznamenávání poplatků za členství, příjmy generované z činnosti získávání finančních prostředků nebo sbírky, které mají být použity na konkrétní projektový fond.U společností se společnostmi účtů bude vždy zahrnovat pohledávky i závazky jako součást struktury.Často existují také kategorie, které umožňují řádné sledování diskrečních fondů přidělených konkrétnímu oddělení nebo pro obecné použití v poloze společnosti.

Mnoho organizací se rozhodne použít systém účtů, který vyžaduje vytvoření alfa a numerického označení pro každou kategorii, která se odráží na grafu účtů.Pokud jsou v hlavních kategoriích podřízeny podkategorie, obvykle se to bere v úvahu při nastavování číslování sekvence použité v knihách.Tato stejná označení se také objeví jako řádkové položky v rozvaze i ve výkazu zisku a ztráty pro organizaci.Dodržováním tohoto procesu je velmi snadné překročit referenční transakce a zajistit, aby finanční záznamy zůstaly řádně vyvážené.