Co je funkční záznam?

Funkční záznam, nazývaný také operační záznam, je písemný dokument, který zobrazuje aktivity společníků a okolní akce.Zaznamenává konkrétní informace v konkrétním formátu, ale není to administrativní záznam.Tento typ dokumentu je nejčastěji vytvářen v době, kdy dojde k aktivitě nebo v jejich blízkosti, a obvykle se považuje za nejspolehlivější verzi událostí, protože je vytvořen zblízka k informacím, které představuje., informujte o svých činnostech investorům a vládním agenturám a vyhodnoťte výkon na historickém pozadí.Mnoho formulářů, které firma vytváří, aby mu pomohla udržovat záznamy, je administrativní, například kontaktní listy zaměstnanců.Tyto formuláře dokumentují standardní kancelářské operace a věci, které manažeři očekávají pravidelně.

Často musí podniky zachytit informace, které nejsou administrativní nebo standardní.Tato informace je často jedinečná v čase, i když způsob zaznamenávání informací může být jednotný.K dokumentaci těchto informací používá firma funkční záznam nebo písemný záznam o tom, co se stalo, který umožňuje podniku podat simultánní účet a v případě potřeby načíst informace v budoucnu.

Existuje mnoho různých typů funkčních záznamů.Snad nejjednodušší způsob, jak porozumět použití tohoto druhu nástroje, je prozkoumat několik běžných příkladů.Zpráva o incidentu je typem funkčního záznamu.Podniky často vyžadují, aby zaměstnanci vyplnili zprávu o incidentu, která přesně podrobně popisuje, co se stalo, pokud je zaměstnanec nebo zákazník zraněn v areálu nebo při zavádění firemního podnikání.Tento funkční záznam je vyplněn pouze v případě, že je to potřeba, ale je to kritické, protože dokumentuje události slovy zúčastněných lidí, zblízka v době, kdy se událost stala.Ne každý zákazník vyplní formulář zpětné vazby a zákazník to obvykle udělá, pouze pokud má něco konkrétního, aby řekl o aktuální službě.Formulář zpětné vazby je funkční záznam, protože dokumentuje jedinečnou událost, ke které došlo v určitém čase, ve slovech zúčastněné osoby.

Tricket Ticket je funkční záznam, který je častěji vyplněn.Společnost bude často mít své řidiče vyplňovat zprávu s podrobnostmi o cestě pokaždé, když řidič vytáhne firemní vozidlo.Tímto způsobem, pokud musí manažer odpovědět na otázky týkající se operace vozidel, ke kterým došlo v minulosti, má současný popis činnosti připravené řidičem k přezkoumání.

Funkční záznamy mohou podniku poskytnout ochranu před odpovědností.Zákazníci a zaměstnanci mají často roky na to, aby podali žalobu proti podnikání pro řadu občanských přestupků.Bez současného záznamu událostí by bylo pro společnost obtížné dokázat, co se přesně stalo v minulosti.