Co je tiskový audit?

Tiskový audit je obvykle prováděn velkými organizacemi v očekávání žádosti o tiskové služby o obnovení návrhu nebo smlouvy.Primárním účelem tiskového auditu je shromažďovat metriky o aktuálním používání tiskárny, různé metody přístupu k tiskovým zdrojům a určit celkové provozní náklady spojené s tiskovými činnostmi.Termín audit je obvykle spojen s podrobným finančním přezkumem.Hlavním účelem jakéhokoli auditu je však pro nestranné odborníky shromažďovat informace a poskytnout formální zprávu, která pomáhá při rozhodování na výkonné úrovni.životaschopná odpověď.Definice funkce tisku nebo související úlohy je kritická, protože předpoklady mohou vést k vadným závěrům.Například audit tisku může zahrnovat fotokopie, elektronické skenování dokumentů a tiskové úlohy nebo kombinaci těchto možností.V jiných firmách nebo průmyslových odvětvích může tisk zahrnovat všechny externí dodavatele tisku nebo smlouvy na předměty, jako jsou brožury, brožury a související položky.

Prvním krokem v jakémkoli tiskovém auditu je shromažďování metrik využití.Všechny tiskárny mají čítač kopírování a digitální jednotky tyto informace ukládají elektronicky.Některé tiskárny jsou známé jako multifunkční jednotky a mají schopnost tisknout, skenovat a fotokopii.Metriky pro každý z těchto úkolů jsou uloženy samostatně.Jednotky, které mají jak barevné, tak černé a bílé možnosti, také oddělují tyto dva úkoly pro větší přesnost.V rámci stejné organizace je často více procesů, což může být založeno na typech přístupných služeb.Například moderní kancelář má plně síťovou tiskárnu, kterou obvykle sdílí skupina lidí.Jiná zařízení mohou mít jednotlivé tiskárny umístěné na každé pracovní stanici.Velké tiskové úlohy nebo speciální požadavky mohou být zaslány do seznamu vybraných dodavatelů nebo náhodně vybráni z telefonního seznamu.

Celkové provozní náklady na veškerou aktivitu související s tiskem jsou nezbytnou součástí jakéhokoli tiskového auditu.Tyto informace musí zahrnovat náklady na pevné vybavení, spotřební materiál, opravy, náklady na externí tisk, elektřinu a požadavky na prostor.Pro většinu firem jsou celkové náklady na tiskovou činnost poměrně vysoké a je skvělým místem k zavedení opatření na úsporu nákladů.Při měření celkových provozních nákladů musí být zahrnuta také čas zaměstnanců věnovaný údržbě a podpoře těchto jednotek.