Co je to systém řízení procesů?

Systém řízení procesů je metodika, která se obvykle používá k plánování, sledování a správě obchodního procesu.Termín řízení procesů se používá k vysvětlení všech následovaných kroků k lepšímu pochopení požadavků klienta a určení nákladově nejefektivnějšího způsobu, jak tyto potřeby vyhovět.Je důležité si uvědomit, že systém řízení procesů může být buď řadou kroků a úkolů, nebo počítačový softwarový systém.Bez ohledu na typ systému existuje řada specifických úkolů a kroků, které obvykle musí být dokončeny.

Každý systém řízení procesů obvykle zahrnuje šest úkolů, které musí být dokončeny v pořádku.Prvním úkolem je definovat proces, porozumět potřebám klienta, jakož i rizika a výzvy pro organizaci při plnění těchto potřeb.Jasně definovaný proces je obvykle nezbytný, protože tým obchodních analytiků se k této položce neustále vrátí během délky projektu.

Vizualizace ideálního procesu je dalším úkolem.Tento proces vyžaduje jasné pochopení procesu, průmyslových standardů, vládních předpisů a jakýchkoli dalších pravidel, která řídí obchodní proces.Kromě porozumění požadavkům třetích stran je třeba vzít v úvahu také současná struktura organizace a jakékoli již zavedené systémy.systému řízení procesů pomůže při obchodních operacích.Konkrétně musí být zdokumentovány informace o míře obratu, době zpracování, době odezvy zákazníka a všech zpožděních nebo úzkých místech.Tyto hodnoty budou odkazovány na implementaci systému správy procesů a měly by být použity po provedení jakýchkoli změn k vyhodnocení úspěchu procesu.

Vnitřní kontroly jsou vyžadovány v jakémkoli procesu a současné ovládací prvky musí být zdokumentovány.Při použití systému řízení procesů je nezbytné zahrnout do systému vývoj a implementaci interních kontrol.Tyto ovládací prvky jsou vyžadovány pro správu přístupu, poskytování auditních stezek a pro podporu organizace.Zprávy o činnosti jsou poskytovány v každé fázi a distribuovány zúčastněným stranám a vlastníkům obchodních procesů.Účelem těchto zpráv je informovat každého o stavu projektu a dokumentovat všechny informace získané v tomto procesu.Druhý typ zprávy je založen na transakcích, které se vyskytují, identifikované problémy, míry obratu a dalších hodnot, které se obvykle používají k měření výkonnosti.