Co je průvodní dopis návrhu?

Pokračová dopisy s návrhem jsou profesionální dopisy, které jsou remitovány potenciálním klientům, spolu s dokončenými obchodními návrhy.Nejlepší příklady průvodního dopisu návrhu jsou stručné, osobní, ale profesionální a pomáhají povzbudit posílení vztahu mezi odpůrcem a příjemcem.Existuje několik základních prvků, které se vždy nacházejí v tomto typu dopisu, jakož i některé běžné chyby, kterým je třeba se vyhnout.

Chyba, kterou mnoho obchodních profesionálů udělá, je využívání průvodního dopisu návrhu jako způsob, jak shrnout obsah návrhu.Protože mnoho šablon návrhů obsahuje shrnutí na konci dokumentu, není to nutné.Ve skutečnosti zahrnutí tohoto typu detailů do průvodního dopisu vytváří situaci, kdy příjemce musí přečíst stejné informace opakovaně, což je faktor, který by mohl mít negativní dopad na proces hodnocení.

Jednou z nejdůležitějších věcí, které je třeba mít na paměti při přípravě průvodního dopisu o návrhu, je udržet jej krátký.Stačí tělo tří až čtyř krátkých odstavců.Stanovení tohoto typu limitu pro sebe zajistí, že celý text ponecháte na jedné stránce, čímž se vyhnete chybě odeslání toho, co se rovná mini-propossu spolu s hlavním dokumentem.

Otevření průvodního dopisu návrhu by mělo být stručné.Pomocí prvního odstavce poděkujte příjemci za to, že vám umožní účastnit se procesu návrhu nabídky.Rovněž je vhodné zaplatit kompliment struktuře žádosti o návrh nebo RFP, který jste byli poskytnut jako pokyny pro návrh a proces předkládání.Obecně toho lze dosáhnout ve třech až čtyřech větách, aniž by to přehánělo poděkování.

Váš další odstavec může zahrnovat něco, co je osobní, ale stále profesionální.Pokud je návrh předkládán stávajícímu zákazníkovi, je vhodná zmínka o tom, kolik se vám v minulosti zabývalo prací s klientem.V případech, kdy návrh jde do společnosti, kterou jste nikdy předtím neudělali, zaměřte svou pozornost na pracovní vztah, který byl vytvořen prostřednictvím telefonních rozhovorů, e -mailů a jakýchkoli dalších kontaktů, které jste měli s primárním kontaktním bodemBěhem navrhování návrhu.To může pomoci zabránit tomu, aby byl dopis příliš suchý, a přitom se stále vyhýbat chybě, aby byl příliš osobní.

Chcete -li uzavřít průvodní dopis s návrhem, uveďte svá očekávání do budoucna.To může zahrnovat skutečnost, že se těšíte na vydělávání firmy a užívání si dlouhého pracovního vztahu s novým zákazníkem.Tento odstavec by měl prokázat důvěru v kvalitu zboží nebo služeb, které nabízíte, ale na své konkurenty nevyhazovat žádný typ asperií.Zaměřte se na to, jak moc můžete udělat klienta, ne o tom, jak mnohem lépe jste než všichni ostatní.

Nikdy nepíšete průvodní dopis s návrhem, dokud nebude návrh dokončen.Je to proto, že můžete mít jednu nebo dvě poslední minuty interakce s příjemcem, který ovlivní tón a obsah vašeho dopisu.V každém případě se vždy ujistěte, že struktura vašeho dopisu je v souladu s tím, co víte o firemní kultuře příjemce, a podle toho si vyberte svá slova.S ohledem na tento faktor je jemný způsob, jak vyjádřit respekt k tomu, jak podniká, aniž by se zdálo být sponzorován nebo příliš expresivní s komplimenty.