Jaká je žádost o informace?

Žádost o informace nebo RFI je běžná obchodní strategie, která je navržena tak, aby umožnila potenciálním klientům shromažďovat údaje o službách a podpoře nabízených různými potenciálními poskytovateli.Přesný formát dokumentu se bude lišit na základě typu a hloubky informací, které si klient chce získat.Žádost o informace je často přímý dokument o otázce a odpovědi, který vyžaduje velmi jednoduché odpovědi, což umožňuje klientovi odeslat žádost více dodavatelům a snadno porovnat odpovědi.

Zatímco žádost o informace sdílí některé vlastnosti s žádostí o návrh nebo RFP, zákazníci mají tendenci používat RFI jako prostředek ke sběru základních údajů v rámci přípravy na rozhodnutí, kteří prodejci budou vybráni, aby obdrželi pozvání k předložení formálního návrhu.Typický RFI neposkytuje mnoho na základě klienta a má tendenci se více soustředit na obecné obchodní praktiky, rozsah zboží a služeb dostupných od dodavatele a někdy i na standardní publikované ceny.Naproti tomu RFP obvykle přesahuje tyto základní informace, poskytne další údaje o klientovi, požaduje ceny založené na využití objemu a vyzve dodavatele, aby reagovali řešením na konkrétní potřeby klienta.

Z tohoto pohledu lze žádost o informace považovat za prostředek pro shromažďování informací, které jsou poté vyhodnoceny a použity k určení dalšího kroku v procesu.Pokud je myšlenkou nakonec vyhledat prodejce pro zřízení dlouhodobého smluvního ujednání, může klient poslat RFI ven více podnikům, které nabízejí požadované základní produkty.Jakmile jsou přijata všechny odpovědi, klient pak porovná výhody každé odpovědi a nakonec zhodnotí seznam kandidátů RFP na několik vybraných.V tomto okamžiku jsou dodavatelé, kteří úspěšně prošli touto předběžnou fází, vyzváni, aby předložili návrh, obvykle pomocí požadavku a zadaného formátu dodávaného potenciálním klientem.

Žádost o informace lze také použít jako základní obchodní proces k vyhodnocení potenciálních dodavatelů, kde není žádná dlouhodobá smluvní dohoda praktická.V tomto scénáři RFI slouží účelu identifikace prodejců, kteří nabízejí nejkonkurenceschopnější standardní ceny za zboží a služby, které může klient čas od času potřebovat.Například místní podnik může poslat RFI do všech místních obchodů s kancelářskými zdroji jako prostředek k zjištění, která z nich má nejnižší cenu za obecné kancelářské potřeby, které nabízejí objemové slevy, pokud je objednávka přes určitou částku aKdo přináší objednávky s poplatkem za doručení nebo bez něj.Data jsou uchovávána v souboru, což umožňuje malým podnikům přijímat rozhodnutí o tom, kde nakupovat kancelářské potřeby, až bude potřeba.