Jaká je žádost o návrh (RFP)?

Žádost o návrh, který se běžně označuje jako RFP, je dokument používaný mnoha organizacemi k přijímání nabídek služeb nebo zboží od potenciálních prodejců.Přesná struktura pro RFP se bude lišit od jedné situace k druhé.To znamená, že vzorec toho, jak napsat žádost o návrh, bude hodně záviset na kultuře subjektu, která vydává žádost a co doufají, že se z odpovědí poučí.Zde je několik příkladů prvků, které se nacházejí v mnoha žádostech o návrh bez ohledu na zapojené odvětví nebo organizaci.

Stejně jako u mnoha úsilí o psaní podnikání začne řádná žádost o návrh uvedením účelu dokumentu.To lze obvykle shrnout v několika větách a umožňuje žadatelům nebo stranám vyzveným, aby předložili formální návrh, aby přesně věděli, co vydávající subjekt hledá ve způsobu služeb nebo zboží.Dokonce i ty neformální formáty pro RFP budou zahrnovat informace o této povaze.

Spolu s uvedením účelu nebo důvodu RFP není neobvyklé, že některé obecné informace o entitě budou zahrnuty.Informace obvykle poskytují omezené podrobnosti o velikosti společnosti, počtu aktuálně udržovaných míst a jakékoli okamžité plány na rozšíření, které by mohly ovlivnit reakce žadatelů.Detail obvykle nemá být komplexní.Obvykle je však dostačující, aby žadatelům umožnilo provádět výzkum sami o rozšíření jejich porozumění potřebám strany vydávající žádost o návrh.

Ve struktuře může být žádost o návrh velmi široká nebo vysoce podrobná.Některé žádosti nejsou delší než jedna stránka a zahrnují pouze obecné pokyny k předkládání, jako je několik konkrétních oblastí, které je třeba řešit, jak předložit hotový návrh a datum, kdy jsou splatné všechny návrhy.Ostatní RFP poskytují konkrétní oddíly a formát, který je třeba dodržovat bez selhání.

Oba tyto přístupy k formátování žádosti o návrh mají výhody.Široký formát zajišťuje, že v těle odpovědi budou obsaženy nezbytné informace, ale umožňuje účetní jednotky získat představu o tom, jak se každý žadatel představuje, když v reakci dovolí velké množství volnosti.Naproti tomu vysoce strukturovaný formát říká žadateli, jak přesně zorganizovat data způsobem, který má určitě význam pro vydávající subjekt.Zároveň komplexní struktura umožňuje doslova porovnat odpovědi od několika respondentů vedle sebe a jeden po druhém se seznamem sekcí.

V závislosti na typu dotčené služby nebo zboží může žádost o návrh obsahovat příklady scénářů, které ilustrují, co původce žádosti potřebuje od dodavatele v rutinních i nouzových situacích.Pokud je například RFP pro telekonferenční služby, může původce chtít vědět, zda dodavatel může zaručit dostupnost konkrétního počtu portů nebo řádků i během období špičky.Prodejce se může také zabývat konkrétními problémy, jako je implementace podpůrné sítě pro použití v případě široké nouze společnosti, nebo pokud dodavatel dokáže zpracovat plánování a provádění konferenčních hovorů bez předchozího oznámení.

Podniky nebo jiné organizace, které potřebují vydat RFP, ale nejsou si jisti, jak strukturovat dokument k nejlepší výhodě, mohou tento proces často zahájit pomocí jedné z mnoha bezplatných žádostí o možnosti šablony návrhu nalezené online.Tyto šablony lze podle potřeby upravit.V některých případech budou šablony přicházet s alespoň jednou žádostí o příklad návrhu, který bude sloužit jako průvodce pro jednotlivce nebo tým pověřený odpovědností za přípravu RFP.