Systém správy aktiv je sada postupů používaných pro správu všech aktiv společnosti nebo jednotlivce. Tato aktiva mohou zahrnovat jak fyzická, tak digitální aktiva. Systém správy aktiv musí spravovat a udržovat podrobnosti o každém aktivu, včetně jejich výběru, údržby, inspekce, ochrany a obnovy. Tyto systémy jsou nejužitečnější, pokud má společnost aktiva, která mají krátkou životnost a která se odepisují po dobu životnosti aktiva.
Systém může být fyzický systém, ve kterém jsou aktiva sledována pomocí řady procesů a dokumentována ručně. Systém může být umístěn v kusu softwaru, který elektronicky sleduje veškerá aktiva společnosti. Softwarový systém pro správu aktiv umožňuje společnosti sledovat a vykazovat veškerá její firemní aktiva z jednoho místa, spíše než shromažďovat informace z více míst.
Systém správy aktiv vede záznamy o každém z aktiv, které společnost do systému vložila. Systém správy aktiv může uchovávat informace týkající se plánů služeb aktiv, záznamů o údržbě, aktuální hodnoty aktiva a harmonogramu výměny aktiv. V rámci softwarového balíčku mohou být nastaveny určité sestavy nebo spouštěče, které pomáhají udržovat pravidelné cykly údržby a výměny.
Systém správy aktiv je pouze tak dobrý jako informace, které jsou v něm obsaženy. Je naprosto nezbytné, aby společnost informovala o svých aktivech do systému. Tyto informace by také měly být pravidelně udržovány a aktualizovány s každou změnou aktiv společnosti. Pokud informace nebudou řádně udržovány, nebude mít společnost ve svých účetních knihách dobrou hodnotu pro své obchodní aktiva.
Správa digitálních informací o majetku v systému správy aktiv pomůže společnosti v případě auditu nebo katastrofy nebo při soudním řízení. Pokud systém správy aktiv zahrnuje nejen informace týkající se konkrétního počítače, ale také software nainstalovaný v tomto počítači, pak během jakéhokoli procesu zjišťování bude pro společnost mnohem snazší reagovat na konkrétní požadavky. V případě katastrofy, jako je například požár nebo havarovaný počítač, bude společnost schopna mnohem rychleji nahradit počítač konkrétním zaměstnancem přesnými informacemi o majetku.
Výběr mezi fyzickým nebo softwarovým systémem správy aktiv je takový, který musí provést každá společnost nebo jednotlivec s aktivy. Obecně platí, že čím více aktiv musí člověk spravovat, tím je pravděpodobnější zvolit si digitální systém. Dobrý systém správy fyzických aktiv, který lze udržovat v každém umístění, se však může pro některé společnosti ukázat jako lepší.
