Co je to automatizovaná sekretářka?

Automatizovaná sekretářka je zařízení, které směruje volání v kanceláři.Tato zařízení jsou často používány malými podniky jako způsob poskytování základního filtru mezi kanceláří a nežádoucími telefonními hovory, jako jsou telemarketers nebo nesprávná čísla.Větší podniky budou mít často sekretářku v reálném životě, aby tuto funkci vykonával, takže automatizovaný sekretář je propuštěn.Tento termín se často používá synonymně s virtuálním tajemníkem, ale oba jsou ve skutečnosti velmi odlišné.Virtuální sekretářka je skutečná osoba, prostě ne ta, která je přítomna v samotném podniku.

Ve většině případů je automatizovaná sekretářka malá krabice, která se připojuje k telefonní lince mezi telefonem a zdí.Když známé a schválené číslo volá řádek, tajemník umožní volání jít přímo do telefonu.Pokud volání neschváleného, neznámého nebo omezeného čísla, automatizovaný tajemník jej zachytí.

Obecně znamená zachycení tohoto typu, že automatizovaný systém odpovídá na volání a požaduje základní informace od volajícího.Po získání odpovědí na jeho otázky zařízení zavolá připojeným telefonu a předá tyto informace do přijímače mdash;kdo pak má možnost přijmout hovor.Pokud je číslo známé jako špatné nebo přijímač hovor popírá, hovor bude místo toho směrován do hlasové schránky nebo jednoduše odpojený.

běžnou chybou je předpokládat, že virtuální a automatizovaná sekretářka jsou to samé.Virtuální sekretářka je nezávislý dodavatel, který působí jako sekretář ze vzdáleného místa.Tito pracovníci obvykle budou mít domácí kancelář a vykonávají společné sekretářské práce, často pro několik různých společností.Mezi běžné úkoly patří zodpovězení telefonu, přepis zaznamenaných dopisů nebo projevů a zajištění cestování.

I když jsou oba typy tajemníků velmi odlišné, mají podobnou celkovou metodologii.Odstraněním prostoru i nákladů tradičního sekretáře je firma schopen běžet s mnohem nižší režií.To umožňuje firmě fungovat na úrovni, kde se mohla zkrachovat v rámci tradičního systému.Kromě toho použití automatizovaných telefonních funkcí virtuálního tajemníka často umožní firmě vypadat větší a lépe organizovaný.

V případě virtuálního tajemníka poskytuje outsourcing práce další výhody.Jeden pracovník může pracovat pro řadu společností současně, než aby byl nucen do jediné práce na částečný úvazek.Kromě toho práce z domova umožňuje lidem s malými dětmi, zdravotním postižením nebo nepředvídatelnými plány pokračovat v provozu v pracovní síle.