Co je to zpráva o výjimce?

Zpráva o výjimce je typ souhrnné zprávy, která identifikuje všechny události, které jsou mimo rozsah toho, co je považováno za normální rozsah.Zprávy o tomto druhu se používají v řadě nastavení, včetně procesu usmíření zásob, vyšetřování projektového řízení a dokonce i hodnocení zaměstnanců.Cílem zprávy je identifikovat jakékoli faktory, které se nepovažují za přijatelné parametry, což umožňuje podniknout kroky, které pomáhají minimalizovat nebo eliminovat výjimky a zvýšit celkovou účinnost.

Vzhledem k tomu, že se týká usmíření zásob, je zpráva o výjimce často nezbytná pro úkol identifikovat rozdíly mezi fyzickým inventářem a inventářem, které jsou uvedeny v databázích zásob.V průběhu času se chyby mohou vstátrat do téměř jakéhokoli typu zásob, což je nutné provést úpravy, které odrážejí skutečné množství zboží po ruce.To nejen usnadňuje úpravu uspořádání nových položek tak, aby bylo po ruce drženo odpovídající množství zásob, ale také umožňuje udržovat inventář přesný pro hodnocení daní.

Například mnoho výrobních závodů udržuje napříkladCo se nazývá obchod s firemními, který je zodpovědný za vydávání dílů a dalších komponent nezbytných pro provoz stroje na podlaze rostlin.Manažeři tohoto obchodu obvykle provádějí to, co se nazývá počet cyklů, a fyzicky inventaringové vše od nejmenšího šroubu po vysoce nákladný motorické komponenty, které se používají k údržbě a opravě výrobního zařízení.Když se zjistí, že počet jednotek zobrazujících v databázi zásob neodpovídá tomuto fyzickému počtu, je položka provedena ve zprávě o výjimce.To umožňuje vrátit se a zjistit, zda přijatá zásilka této části nebyla do databáze přidána, nebo zda některé výplaty z fyzického inventáře nebyly správně zaznamenány.V některých případech může zpráva o výjimce také zaměřit napětí dodávek, což vyvolává zvýšená bezpečnostní opatření, která pomáhají minimalizovat ztrátu společnosti.

Spolu s tím, že pomáhá smířit různé typy zásob, může být při úloze projektového řízení užitečná i zpráva o výjimce.V tomto scénáři se zpráva zaměřuje na čekající úkoly, které jsou stále vynikající, i když předpokládané datum dokončení pro tento úkol prošlo.Zaznamenáním výjimky je možné přepracovat plán úkolů projektu, aby kompenzoval nesrovnalost a dostal projekt zpět na cestu.

I v oblasti hodnocení zaměstnanců může být užitečná zpráva výjimky.Zde je zde myšlenka identifikovat jakékoli události související se zaměstnancem, které spadají mimo rozsah základních očekávání spojených s pracovní pozicí.Výjimky se mohou vztahovat k selhání výkonu nebo s výkonem, který jde nad rámec obvyklé pracovní pozice.Například podrobnosti zprávy o výjimce mohou naznačovat, že zaměstnanec potřebuje další školení v určitých oblastech nebo identifikovat situace, ve kterých byl zaměstnanec schopen převzít další povinnosti, zatímco spolupracovník byl nemocný, a účinně pomáhat obchodní operaci, aby pokračoval s malým pokračovačemŽádná změna produktivity.V závislosti na povaze otázek zdokumentovaných ve zprávě o výjimce může být zaměstnanec doporučen pro nápravné školení nebo je předložen pochvalu za poskytování dalších služeb zaměstnavateli a zároveň efektivně řídit své přidělené povinnosti.