Co je to automatizace dokumentů?

Automatizace dokumentu je proces, kterým jsou počítačové dokumenty vytvářeny poloautomatickým způsobem.Tento typ softwaru je široce používán podniky, právnickými subjekty a kdokoli, kdo produkuje širokou škálu dokumentů.Dokument je obecně vytvořen pomocí šablony s otázkami a oblastmi, které lze snadno vyměnit a změnit.I když jsou dobré pro některé aplikace, jiné zjistí, že automatizace dokumentů není tak užitečná při výrobě dokumentů.

Automatizace dokumentu začíná šablonou.Například pokud je právní společnost uzavřena na zapisování nájemní smlouvy, použije se šablona leasingového dokumentu.Tato šablona má veškerý požadovaný text, aby byl oficiální, spolu s oblastmi, ve kterých může společnost provádět rychlé změny, aby přizpůsobila šablonu pro specifické potřeby klientů.Tyto otázky jsou zaměřeny na formu nebo šablonu a jsou vytvořeny tak, aby byl formulář okamžitě změněn pro potřeby klienta.Například otázkou o úvěrovém dokumentu může být, zda má půjčka trvat 10, 20 nebo 30 let.Všechny oblasti, ve kterých jsou tyto informace použitelné, budou změněny tak, aby koordinovaly s danou odpovědí.To se nejčastěji používá k vyplnění názvu a kontaktních informací klienta.Mohou být také použity rozbalovací nabídky, které zobrazují příklady psaní skladem.Grafika může být také schopna manipulovat, zejména pokud je program automatizace dokumentů vytvořen pro podniky, protože firma bude pravděpodobně chtít do dokumentu přidat své logo.Díky oblasti, kde lze grafiku přidat a změnit, může firma přidat logo s několika kliknutími.

Automatizace dokumentu se obecně provádí buď jako samostatný program nebo doplněk.To umožňuje uživateli držet se svého oblíbeného programu a pouze používat automatizační funkce pro sestavení dokumentů nebo použít zcela odlišný program, který může mít funkce, které ostatní programy postrádají.V obou případech musí být počítač uživatelů schopen zvládnout potřeby paměti a zpracování programu, pokud má software sestavy správně fungovat.

Většina společností najde software sestavy dokumentů, aby byl užitečný, ale existují některé, které nebudou.Pokud je společnost věnována rukopisu každého dokumentu a odlišného od každého z nich, pak automatizace procesu nebude užitečná.Pokud většinu provedených dokumentů nelze použít na formulář, protože každá z nich je podstatná odlišná, pak není automatizace dokumentů také užitečná.