Co je záznamy životního cyklu?

Záznamy životní cyklus nastiňuje každou fázi dokumentu, od stvoření po zničení.Pomáhá podnikům a agenturám plánovat skladování, ochranu, vyhledávání a zničení informací v různých fázích.Záznamy systémů řízení životního cyklu obvykle ovládají velké množství informací pohodlným a bezpečným způsobem.

Plánování běžně probíhá před implementací procesů správy životního cyklu.Začlenění postupů do každodenních rutin udržuje záznamy pod kontrolou a bezpečné.Toto plánování obvykle zahrnuje techniky pro sběr, organizaci, údržbu a likvidaci během životního cyklu záznamů.

Definice záznamů zahrnuje fotografie, grafiku, mapy, film a pásky, audio i vizuální.Záznam odpovídá všemu, co lze reprodukovat, obvykle pomocí jiného vybavení.Definuje data zevnitř organizace nebo z vnějších zdrojů a záznam může být považován za oficiální nebo neoficiální.Oficiální záznamy obvykle označují informace s určenou životností.

Oficiální záznamy zahrnují finanční dokumenty veřejné agentury spolu s jakýmikoli dalšími informacemi definovanými zákonem jako veřejným záznamem.Právní informace, které by mohly být použity u soudu, mohou také spadat do klasifikace oficiálního záznamu, který by měl být zachován.Zákony v mnoha jurisdikcích nařizují časové osy pro zachování oficiálních záznamů, jako jsou soudní záznamy.

Záznamy jsou vytvářeny z e-mailů, zaznamenaných telefonních hovorů, tištěných dokumentů a dalších údajů, které ukazují, jak se rozhodnutí vyvinula.Cokoli, co by mohlo být užitečné pro podnikání nebo organizaci v budoucnu, je obvykle zachováno podle jeho životního cyklu záznamů.S pokrokem v technologii entity obvykle ukládají elektronicky zaznamenávají, aby eliminovaly potřebu skladovacích oblastí papíru.

Organizace informací a stanovení jeho faktorů použití do správy životního cyklu záznamů.Záznam by měl být katalogizován nebo požádán o snadné vyhledávání, pokud je potřeba nebo vyžádán.Formuláře, korespondence a duplicitní kopie jsou obvykle uloženy pomocí systému podání, který je snadno srozumitelný a navigací.

Tyto záznamy také vyžadují plán údržby a ochrany, zejména u údajů, které představují cenné informace s trvalým životním cyklem záznamů.V mnoha regionech jsou záznamy s historickou hodnotou archivovány ve vládních repozitářích.Příklady těchto dokumentů zahrnují záznamy o narození a smrti a prezidentské dokumenty.

Když data dosáhnou konce svého životního cyklu, je povoleno zničení.Likvidace může být vhodná pro návrhy dokumentů nebo materiálů používaných k přípravě oficiálních záznamů.Duplikáty mohou být také zničeny po zachování originálu v nějaké formě.Některé podniky používají nezávislé poskytovatele služeb ke sledování života záznamu.