Jaký je nejlepší způsob, jak napsat obchodní dopis?

Když píšete obchodní dopis, očekává se, že budete sledovat určité formáty.Formáty mají určitou variantu a pokud nepřebíráte třídu, jak napsat obchodní dopis, lidé nemusí měřit výslovně vzdálenost mezi horní část stránky a vašimi adresami a mezi uvedenými adresami a vaším osvobozením.Nejdůležitějším aspektem, když píšete obchodní dopis, je vytvořit svůj účel a mdash;Proč píšete dopis mdash;velmi jasné.Přesto byste měli být obeznámeni se základním formátem, než se začnete bát toho, co a jak budete psát.

Pokud používáte program zpracování textu, zkontrolujte svůj program pro šablony obchodních dopisů.Mohou vám usnadnit vaši práci, protože mají přednastavení okrajů a obvykle vás přesně informují o tom, kde umístit věci, jako jsou adresy.Pokud takovou šablonu nemáte, může být váš dopis naformátován dvěma způsoby.První se nazývá formát blok a druhý odsazený formát .Pokud není uvedeno, můžete použít buď formát nebo některou z jejich variací.Velký rozdíl mezi těmito dvěma formáty spočívá v tom, že odstavce nemají odsazení a text může být odůvodněn, takže každá řádek je stejná délka.V odsazeném formátu budou ne všechny řádky přesně stejná délka a první věta každého odstavce bude odsazena pět prostorů., pomocí formátu bloku, aniž byste odůvodňovali svůj text.Obchodní dopis by měl mít následující okraje: jeden palec (2,54 cm) nahoře, dole, vlevo a vpravo.Než začnete, zkontrolujte svůj program zpracování textu a v případě potřeby nastavte tyto marže.Písmo by mělo být 12 bodů a Times New Roman je preferovanou volbou.

Pokud píšete na hlavičce společnosti, nemusíte začít dopis s vaší adresou.Pokud používáte standardní papír, měli byste začít na nejvyšší rozpětí s vaší adresou.Není nutné zahrnout své jméno do vaší adresy.Jednoduše uveďte svou adresu a pokud si přejete, telefonní číslo a e -mail.Přidejte datum přímo za adresou.Svou adresu můžete odsadit tak, aby se spláchl se správným okrajem, ale jednoduše může začít na levém okraji, což je snazší.

Přeskočte řádek a napište jméno osoby, které píšete, jejich název nebospolečnost a jejich adresa.Každá položka jako jméno, název a adresa ulice by měla být na samostatném řádku.Město, stát a PSČ by měly tvořit poslední řádek.Pro adresu je zapotřebí následující objednávka: společnost, osoba, název a adresa.

Přeskočte další řádek a začněte svým pozdravem.To by mělo být formální.Pokud píšete paní Smithové, napíšete drahou paní Smithovou:.Po oslovení použijte místo čárky namísto čárky.

Space po jednom řádku a začněte svůj první odstavec těla.Nezapomeňte jasně uvést záměr dopisu v tomto prvním odstavci.Použijte další odstavce, s jedním prostorem mezi tím, podle potřeby k rozšíření vašeho bodu nebo uvedení příkladů.Po dokončení odstavců těla přeskočte jeden řádek a napište „upřímně“, vaši závěrečnou poznámku a poté přeskočte na strom na čtyři řádky před zadáním svého jména a název, pokud jej máte.Než bude zasílán obchodní dopis, nezapomeňte fyzicky podepsat své jméno černým inkoustem v prostoru mezi vaším uzavřením a typiným názvem.

Cílem, když píšete obchodní dopis, je efektivně předat váš názor.Nemůžete být efektivní, pokud je váš dopis plný chyb.Neprovozujte jen kontrolu pravopisu, ale také prozkoumejte svůj papír na jakékoli gramatické chyby, běžně zmatená slova a problémy s interpunkcí.Přečtěte si dopis nahlas, abyste se ujistili, že jasně předáváte svůj bod.Používejte jednoduchý jazyk, ale vyhýbejte se kontrakcím nebo jakémukoli slangu.Dobře napsaný obchodní dopis, který se blíží přímo k bodu, je velmi ImpOrtant, zejména pokud píšete z jiného podnikání.Vaše schopnost napsat obchodní dopis, který je snadno pochopitelný a bezchybný odráží profesionalitu vaší společnosti.