Jaký je výdajový cyklus?

Výdajový cyklus je typ procesu, který pomáhá definovat, co se děje od té doby, co podnik nebo spotřebitel rozhodne, že nákup daného zboží nebo služby je nezbytný do té míry, že nákup je zaplacen v plné výši.Počet a typ kroků zahrnutých v cyklu se bude lišit, na základě složitosti výzkumu a nakonec získání povolení k provedení nákupu.Tento proces může být dále komplikován na základě zásad a postupů, které se podílejí na rozhodování o tom, kdy a jak nabídnout platbu za tyto nákupy.

Pro mnoho společností začíná cyklus výdajů udělením povolení k provedení konkrétního nákupu.Strana, která si přeje provést nákup, musí obvykle předložit to, co je známo jako rekviziční formulář nákupnímu agentovi nebo oddělení.Pokud agent zkontroluje rekvizice a zjistí, že požadovaná položka je v rámci pokynů pro stanovení cen a rozpočtových omezení společnosti, další krok v cyklu zahrnuje vydání čísla objednávky.V tomto okamžiku může strana, která předložila původní žádost, kontaktovat autorizovaného dodavatele a zadat objednávku, pečlivě poznamenat, že číslo objednávky přiřazené nákupním agentem musí být zahrnuto jako součást podrobnosti nalezených na faktuře pro objednávku.

Jakmile je objednávka zadána a požadovaná položka je doručena, další krok v cyklu výdajů zahrnuje účtování přijetí položky a přiřazení nákladů konkrétnímu oddělení nebo rozdělení do struktury společnosti.V závislosti na typu zúčastněné společnosti může být položka umístěna do aktivního inventáře, dokud není skutečně vyplacena konkrétnímu oddělení.Například suroviny používané při vytváření zboží, které společnost nabízí k prodejiCyklus výdajů zahrnuje plánování platby za zakoupené zboží.V některých případech je cyklus velmi krátký, jako v době, kdy musí být platba v době doručení nabídnuta.Jindy může tato poslední část výdajového cyklu zařídit aktuální nesplacené faktury na základě splatných termínů přidělených dodavateli, přičemž účty splatný tým přezkoumává a schválí každou fakturu k platbě.V tomto okamžiku je naplánována platba, která se bude konat k skutečnému datu splatnosti uvedeného na faktuře.V závislosti na zásadách společnosti může být tato platba ve formě elektronického přenosu provedeného na účet dodavatele nebo kontrolu papíru, která je připravena a zaslána na adresu remitence dodanou prodejcem.Obvykle je cyklus výdajů považován za úplný po zpracování platby a vyčistí vydávající banku.