Jaké jsou nezbytné dovednosti tajemníka?

Moderní tajemníci jsou často lepidlem, které drží kancelář nebo organizaci pohromadě tím, že se ujistí, že zaměstnanci a zákazníci jsou na správném místě ve správný čas a mají potřebné příslušné dokumenty a informace.Dovednosti tajemníků sahají od rezervace jmenování a zřízení zasedacích místností až po přípravu právních dokumentů.Typ a velikost společnosti, kterou tajemník pracuje, často diktuje, jaké dovednosti jsou vyžadovány;Existují však některé základní dovednosti sekretářů, kteří by všichni tajemníci měli ovládat, včetně psaní, plánování a dovedností v telefonu.

Nejvyšší komunikační dovednosti jsou pro sekretáře rozhodující.Je důležité, aby tajemníci mohli jasně komunikovat a sdílet informace se zákazníky a kolegy různými způsoby, včetně telefonu, v písemných dokumentech a prostřednictvím prezentací.Tajemníci často organizují dny událostí pro šéfa nebo oddělení, včetně plánování schůzek a poskytování požadovaných dokumentů těm, kteří se účastní schůzek.Kreativní dovednosti pro řešení problémů jsou také kritické, protože tajemníci čelí každý den různým úkolům.Velká setkání se často konají v místě mimo lokalitu, například v konferenčním centru nebo zasedací místnosti hotelu.Kromě rezervace prostoru pro setkání a poskytnutí pokynů pro všechny strany, které se tam dostanou, je sekretář často pověřen uspořádáním nočního ubytování, půjčovny automobilů a letištních raketoplánů pro účastníky.Objednávání občerstvení, jídel a nápojů pro hosty v průběhu schůzky také často klesá na sekretářku, stejně jako zajištění správného nastavení místnosti a nabízí vhodné technologické připojení.pro přípravu dokumentů, prezentací a korespondence.Dovednosti tajemníků by měly také zahrnovat schopnost účinně korigovat práci za účelem vytvoření bezchybných dokumentů.Některé speciální pozice, jako jsou právní a lékařské tajemníky, musí mít také důkladné porozumění podmínkám používaným v těchto profesích.Schopnost vytvořit řadu vizuální grafiky pro online použití, letáky a skupinové prezentace je další dovednost, která se obvykle vyžaduje od sekretářů.

Zvládnutí technologie je nutná pro téměř všechny pozice sekretáře.Dovednosti tajemníků by měly zahrnovat pokročilé e -mailové schopnosti, včetně práce s přílohy, letáky a fotografie vytvořené s různými softwarovými programy.Mnoho sekretářů působí na cestách, takže zvládnutí nejnovějších bezdrátových komunikačních dovedností je nutností.Dokumenty a fotografie je třeba často upravovat a sdílet, takže schopnost pracovat s různými počítačovými programy je nezbytná.