Jaké jsou různé úřady kanceláře?

Termín Administrace kanceláře se nejčastěji používá s odkazem na pozice na podporu kanceláře.V této oblasti existuje celá řada pozic s různou úrovní odpovědnosti.Zatímco některé pracovní místa v kanceláři poskytují podporu administrátorům konkrétním vedoucím pracovníkům, manažerům nebo oddělením výhradně, jiní pomáhají úřadu jako celku.Jak roste definice správy i potřeba administrativní pomoci, mnoho pracovních titulů se používá zaměnitelně a liší se od pracoviště na pracoviště.

Úkoly o správě kanceláře na vstupní úrovni obvykle zahrnují takové odpovědnosti, jako je otevírání, třídění a distribuce pošty a podání, psaní, shromažďování a tiskové dokumenty.Odpověď na telefony, pozdrav přicházejících návštěvníků a občerstvení pro schůzky a obědy může být také zahrnuto do popisu práce na vstupní úrovni.V této skupině jsou také občas zahrnuty zadávání dat a pracovní centrum zákaznického servisu.Tituly práce mohou zahrnovat úředník na recepci, recepční, juniorský administrativní asistent nebo úředníka.během schůzek a objednávání kancelářských potřeb.V závislosti na velikosti organizace mohou některé kanceláře zaměstnávat administrativního odborníka na střední úrovni v každém oddělení, který pak působí jako koordinátor tohoto oddělení.Tato pracovní místa mohou mít takové tituly, jako je administrativní asistent, administrativní koordinátor nebo správce kanceláře.V malých organizacích může administrátor vyšší kanceláře dokonce zabývat povinnostmi, které by jinak mohly vyžadovat celé oddělení, jako je marketing, HR nebo účetnictví.Mezi typické odpovědnosti patří správa výkonných itinerářů, vytváření příruček a dokumentů pro schůzky, schvalování objednávek na kancelářské potřeby, účast na schůzích namísto vedoucího pracovníků, pokud je to požadováno, vytváření zpráv o výkonných nákladech a jednání jako „vrátný“ a někdy mluvčí jednoho nebo více vedoucích pracovníků.Kromě úzké spolupráce s vedením mohou vyšší odborníci dohlížet také na zaměstnance vstupní úrovně a delegovat na ně.Tato pracovní místa by mohla nést takové tituly, jako je výkonný asistent, výkonný koordinátor nebo vyšší administrativní asistent.