Co dělá indexer dokumentů?

Je to úloha indexeru dokumentů pro třídění a klasifikaci dokumentů, aby je lze snadno získat pro pozdější prohlížení.Tito jednotlivci mohou pracovat v různých prostředích, včetně vládních agentur, nemocnic a univerzit.Provedení této práce obvykle vyžaduje osobu, která je extrémně organizovaná a schopná pracovat samostatně.Obecně lze říci, že pracovní povinnosti indexátoru dokumentů zahrnují třídění nových dokumentů, získávání stávajících dokumentů, odstranění nepotřebných dokumentů, reagující na dotazy a plnění různých administrativních povinností.

Jednou z nejdůležitějších povinností indexátoru dokumentů je třídění nových dokumentů a jejich umístění na jejich správná místa.Pokud například pracuje na univerzitě, může indexer dokumentů klasifikovat záznamy studentů a abecedně je třídit.Pokud pracuje v soudní budově, mohl by vyřešit rejstříky trestů.Tato praxe vyžaduje, aby jednotlivec dodržoval pokyny na pracovišti a udržoval přesnost.Dokument umístěný v nesprávné oblasti by mohl představovat budoucí problémy.

Získání stávajících dokumentů také hraje velkou roli v této pozici.Kdykoli si člověk potřebuje zobrazit dokument, je odpovědností indexer dokumentů, aby jej rychle získal.V případě univerzity bude možná muset načíst soubory studentů, aby určil, které třídy je třeba vzít v následujícím semestru.Proto je tak důležité, aby byl indexer dokumentů organizován a správně klasifikoval všechny dokumenty.To obvykle zahrnuje zbavení se vypršených dokumentů, které již nejsou relevantní.Příkladem by bylo odstranění záznamů studentů poté, co student promoval.V některých případech budou tyto soubory přeneseny do samostatného zásobníku.V jiných je indexer dokumentů zničí podle protokolu společnosti.To může zahrnovat otázky od veřejnosti, spolupracovníků nebo supervizorů.Pokud k tomu dojde, musí indexer dokumentů vyhledat správný dokument a poskytnout odpovědi.Tento aspekt práce vyžaduje, aby jednotlivec měl nějaké mezilidské dovednosti.Mohl například muset odpovídat na telefonní hovory, poslat faxy nebo přinést poštu příslušným jednotlivcům.Pokud je pracoviště rušnější než obvykle, možná bude muset pomáhat tajemníkovi nebo jiným oddělením.V důsledku toho musí být všestranný a v případě potřeby schopen improvizovat.