Co dělá výkonný asistent?

Výkonný asistent věnuje svou kariéru na pomoc firemnímu úředníkovi, obvykle poskytováním kombinace profesionální rady a administrativní podpory.Zatímco povinnosti spojené s prací se liší v závislosti na kultuře, která převládá v dané společnosti, existuje několik základních úkolů, které všichni asistenti provádějí.Většina z nich souvisí s sekretářskou prací, plánováním a správou kontaktů.Mnoho vedoucích pracovníků považuje své asistenty za své lidi za nápady, doporučení a důvěrnou pomoc a pomáhají se vším od kopírování kopírování až po tiskové briefingy.

Hierarchie

Společnosti s výkonnými asistenty obvykle přiřazují jednoho asistenta na výkonného ředitele.Asistent odpovídá za manipulaci s úkoly, které jsou delegovány výkonným ředitelem, který slouží jako jeho bezprostřední nadřízený.V mnoha případech mají asistenti stoly těsně mimo kanceláře svých vedoucích pracovníků, aby byly co nejpřístupnější.

Výkonní asistenti obvykle odpovídají pouze na jejich pojmenované Superior.Působí jako důvěrník této osoby a pomocník kanceláře.Asistent dělá cokoli, co výkonný ředitel potřebuje.Mohou doprovázet své exekutivy na obchodní jednání a mají na starosti známé podrobnosti o jiných účastnících.V závislosti na potřebách exekutivy mohou asistenti přijít také na firemní cesty.V této funkci je asistent obvykle zodpovědný za správu harmonogramu exekutivy, uspořádání schůzek a zajištění toho, aby si přečetl správný briefingový materiál a je připraven provést jakékoli potřebné prezentace nebo poznámky.

Klirické povinnosti

Ne všechno o práci je stejně okouzlující jako cestovní a vysoce postavená setkání.Mnoho každodenních úkolů výkonného asistenta má duchovní povahu.Asistenti jsou obvykle zodpovědní za manipulaci s papírováním jejich nadřízeného.To zahrnuje poštu, korespondenci mezi kancelářemi a základní podání.Asistent může být rovněž vyzván, aby spravoval kalendář, sledoval časy schůzek, oficiální schůzky a důležité kontakty.

Požadavky na správu

V závislosti na struktuře a velikosti společnosti může mít výkonný asistent jednoho nebo více asistentů vlastního asistenta, aby pomohl s pracovní zátěží.To jsou obvykle tajemníci nebo více vstupních duchovních spolupracovníků.Výkonný asistent je obvykle zodpovědný za správu svých úkolů a delegování úkolů k nim podle potřeby.

Ve většině případů má výkonný ředitel společnosti o struktuře sekretáře jen málo nebo žádný.Rozhodnutí o disciplíně, pochválení a navýšení jsou často ponechána na uvážení asistenta, často po konzultaci s oddělením lidských zdrojů společnosti.

Školení a zkušenosti

Zajištění zaměstnání výkonného asistenta obvykle vyžaduje kombinaci školení a praktických zkušeností.Obecně vedoucí pracovníci očekávají, že jejich asistenti budou odborníky na firemní politiky a postupy a zdatní se základními kancelářskými funkcemi.Není neobvyklé, že se zaměstnanec stane výkonným asistentem poté, co pracoval na jiné pozici ve struktuře společnosti.Mnoho tajemníků na nižší úrovni například po několika letech silného výkonu práce postupuje na status výkonného asistenta.

Většina společností dává přednost tomu, aby asistenti drželi určitý stupeň nějakého typu.Kurz v oblasti řízení, lidských zdrojů nebo dokonce sociologie může být prospěšná, ale obvykle jednoduše drží titul v něco stačí.Manažeři najímání podniků často považují vysokoškolské vzdělání za více známky prestiže a celkového intelektu než jako zdroj specifických znalostí souvisejících s prací.

To však neznamená, že se však musí stát vysokoškolským titulem, aby se stal výkonným asistentem.V mnoha případech je zkušenost důležitější než formální vzdělávání.I když může být těžké najmout na výkonné úrovni ImmeDiately po střední škole může být nejpřesvědčivějším kandidátem někdo, kdo má pouze diplom na střední škole, který tráví několik let prací jako člen podpůrných pracovníků v podnikovém prostředí.Společnosti se často více zajímají o to, jak dobře může kandidát vykonávat práci než školy pojmenované na životopisu.

Prestige a výhody

Výkonní asistenti jsou obvykle považováni za poněkud elitní, alespoň pokud jde o podporu zaměstnanců.Mají tendenci mít privilegia, která nejsou sdílena jinými administrativními asistenty, a to jak z hlediska zdrojů, tak z hlediska platu.V některých společnostech může být výkonný asistent s dlouhým držbami způsobilý k účasti na penzijních programech nebo jiných výhodách, které zaměstnancům nejsou k dispozici na menších pozicích.

Vztah k osobním asistentům

V některých případech mohou výkonní asistenti vykonávat také určité osobní povinnosti, jako je vyzvednutí chemického čištění nebo uspořádání dovolené pro rodinného mazlíčka.Nejedná se však o normální pracovní povinnosti.Většinu času jsou tyto druhy pracovních míst nefunkčních úkolů osobním asistentem.Může být snadné zmást osobní a výkonné asistenty, i když práce, kterou dělají, je technicky odlišná.Jedinou oficiální rolí výkonného asistenta je pomoci nadřízenému uspět v práci.Na druhé straně je osobní asistent obvykle zodpovědný za pomoc důležité osobě organizovat svůj život obecně, osobně i profesionálně.