Co je administrativní asistent?

Administrativní asistent má mnoho stejných povinností jako sekretář, včetně psaní, podání, odpovídání na telefony a psaní poznámek na schůzkách.Kromě toho může také dohlížet na logistiku úřadu, spolupracovat s supervizory na důležitých projektech a dohlížet na tajemníky.Přestože v této pozici je zapotřebí jen malé formální vzdělání, výkonní asistenti nebo ti, kteří pracují ve specializovaných oborech, mohou potřebovat další školení.

Povinnosti

Povinnosti administrativního asistenta často jdou daleko za hranice sekretářských úkolů a zahrnují zacházení s logistickými věcmi pro kancelář, jako je objednávání dodávek, manipulace s poštou a papírováním, které jde dovnitř a ven z podnikání, a koordinace plánů národů.V mnoha případech je zdrojem informací s veřejností a jako takový někdy působí, jak čelí společníky.Někteří vyšší asistenti také dohlížejí na juniorské asistenty nebo sekretáře, v takovém případě možná budou muset provádět zprávy nebo prezentace pravidelných výkonů.Mnoho lidí v této pozici také pomáhá s výcvikem nových zaměstnanců, zejména pokud budou dělat administrativní úkoly.Administrativní asistent také potřebuje určité praktické znalosti, jako je to, jak pracovat s různými kancelářskými zařízeními.často odpovědný za více plánů národů a může dohlížet na pokrok několika projektů najednou.Měli by být také dobří s lidmi, protože práce vyžaduje hodně interakce s lidmi v kanceláři i klienty.Důležitou součástí práce je také schopnost provádět úsudek a pracovat samostatně, protože administrativní asistent je osoba, která pravděpodobně vědí, které dokumenty jsou důležité a které lze vyřadit, které e-maily lze řešit v kancelářiúroveň a které je třeba předat do vyššího managementu a jak zpracovat řetěz velení, aby se věci udělaly.Kromě toho to vše musí být administrativní asistenti artikulovat, dobře v psaní a dobré s technologií, protože jsou často nutné odpovědět na poštu, korektury dokumentů a pracovat s databázemi.

Speciality

administrativní asistenti se mohou specializovat na konkrétníOddělení v organizaci, jako je lidské zdroje nebo IT, i když je to běžnější ve větších organizacích.Výkonní administrativní asistenti pracují pouze s vyšší managementem ve společnosti.Mohou být zodpovědní za skupinu lidí nebo mohou pracovat pouze s jedním.V obou případech je asistent zodpovědný za kontrolu přístupu k vedení, kromě pravidelných administrativních povinností, provádění dohod o cestování a konferenci a interakci s prodejci, vedoucími pracovníky od jiných společností a členy správní rady.Obecně řečeno, čím vyšší exekutiva, tím více dovedností a zkušeností asistent potřebuje.Kromě normálních povinností spojených s touto pozicí provádí také úkoly konkrétně související s tímto oborem.Například právní asistent může také prozkoumat právní precedenty a pomoci připravit briefingy, zatímco lékařský asistent obvykle musí vědět o fakturaci pojištění nebo laboratorních postupech.Někteří lidé také dělají tuto práci z domova po telefonu a internetu, v takovém případě se nazývají virtuální administrativní asistenti.

Školení

V mnoha případech může osoba začít pracovat v této práci se střední školou a nějakým školením v obchodních a počítačových dovednostech.Pro specializované pozice, například v lékařské nebo právní kanceláři, musí znát slovní zásobu specifickou pro tuto pozici.Osvědčení z vzdělávacího programu, titul spolupracovníka nebo certifikace prostřednictvím uznávané organizace může pomoci, kdyžT přichází na najmutí nebo povýšení.