Co je to automatizovaná fakturace?

Automatizovaná fakturaci je akce, ve které se fakturace pro zboží a služby vyskytuje bez nutnosti ručně připravit fakturu.Mnoho fakturačních systémů tohoto typu poskytuje schopnost generovat a odesílat elektronické kopie faktur zákazníkům.Použití tohoto typu fakturačního softwaru umožňuje spravovat proces fakturace s vyšší účinností, což společnosti ušetří čas i peníze.

Existuje několik funkcí, které jsou společné pro automatizovaný fakturní software.Ve většině případů je software navržen tak, aby umožňoval vytvoření profilů zákazníků, které obsahují všechna data potřebná k přesné přípravě faktury.Tato data budou zahrnovat jméno zákazníka, fakturační adresu, fakturační kontakt a e -mailovou adresu, pokud má být faktura odesílána elektronicky.Ve většině případů bude automatizovaný fakturační program shromažďovat data z jiných zdrojů, které mají co do činění s používáním zákazníka, nebo umožní manuální zadání objednávek po splnění.Procesy v rámci fakturačního systému poté použijí správné sazby pro každou objednávku a vytvoří fakturu.

V závislosti na tom, jak je nakonfigurován automatizovaný fakturační systém, může být faktura vytištěna spolu s doprovodnou obálkou ihned po generování faktury.Je však možné nastavit software tak, aby faktury byly automaticky vytištěny v konkrétní denní době.Existuje dokonce několik příkladů softwaru, které podvádějí strojní zařízení k složení faktury, vložte ji do předem adresované obálky a utěsňují obálku.Pokud se jako doručovací médium používá e -mail, může systém urychlit dodávku ihned po vygenerování faktury nebo spravovat e -mailový proces v konkrétní denní době, což umožňuje majitelům podniků průzkum faktur před jejich odesláním.

Elektronické fakturační systémy tohoto typu někdy zahrnují schopnost přijímat a aplikovat platby na nesplacené faktury.Například e -mailové faktury mohou obsahovat vestavěný odkaz, který umožňuje zákazníkovi okamžitě vykreslit platbu po obdržení a přezkoumání faktury.Spíše než požadovat, aby jednotlivec obdržel platbu a ručně zadal do databáze pohledávek, software rozpozná platbu, použije ji na příslušné číslo faktury a odečte tuto částku z zůstatek zákaznického účtu.

Automatizovaná fakturaci funguje velmi dobře se situacemi, kdy má zákazník stálou objednávku, nebo dochází k opakující se platbě, kterou musí být požadována každý týden nebo měsíčně.S touto aplikací může být systém nakonfigurován tak, aby automaticky generoval stálé nebo opakující se faktury pro příslušné zákazníky, což eliminuje potřebu, aby jeden nebo více zaměstnanců strávil hodiny tímto opakujícím se úkolem.Konečným výsledkem je, že personál může být využíván pro různé funkce, což umožňuje, aby pracovní den byl produktivnější, a tedy nákladově efektivnější.

Použití automatizované fakturace je dnes běžné u společností všech velikostí.Obchodní typy od telekomunikací po online maloobchodní prodejny těží z používání těchto typů softwaru.Uspořádáním času a zdrojů společnosti jsou podniky schopny udržet výdaje nižší, a proto zůstávají konkurenceschopnější.