Jaké jsou nejlepší tipy pro archivaci e -mailů?

E-mail nebo e-mail, zkratku pro elektronickou poštu , je název textových zpráv odesílaných přes internet a vyzvednut je uživatel online nebo stažen prostřednictvím poštovního klienta pomocí technologie Push nebo Pull, v závislosti na přijímání zařízení a programu přijímánízprávy.Archivace označuje plán úložiště, při kterém jsou položky uspořádány logickým a přístupným způsobem.Může také odkazovat na vytvoření záložní kopie materiálu.Archivace e -mailů se vztahuje na systém metodického podání pro e -mail, který jej odstraní ze serveru a bezpečně jej zálohuje.

Nejlepší věc, kterou musíte nejprve udělat s ohledem na archivaci e -mailů, je zvážit vaše možnosti.Rozhodněte se, zda je dostačující k archivování e -mailů v cloudu, nebo zda je potřebujete archivované na vašem počítači nebo v tištěné kopii.Možná je třeba vytisknout určitý materiál, zatímco jiný materiál může zůstat v elektronické podobě.Pokud mají být e -maily archivovány na vašem počítači, rozhodněte se, zda provedete zálohu na externím pevném disku a také zda je třeba uložit něco jiného než ve formátu souboru vašeho poštovního klienta, například uloženo v PDFFormát souboru.

Obecně druhým krokem při vytváření systému archivace e -mailů je vytvoření hierarchie složek úložiště v rámci vašeho e -mailového klienta.Přitom můžete oddělit osobní e -mail z obchodního e -mailu a ujistit se, že složky, ke kterým budete muset častěji přistupovat, jsou snadno dosažitelné.Mějte na paměti, že složky lze reorganizovat a přejmenovat, takže jakmile je dokončen projekt, který byl nejvyšší prioritourok.Zvažte, zda vám vytvoření filtrů pro třídění příchozí pošty přímo do složek slouží dobře: Někteří lidé přísahají touto funkcí;Jiní to nikdy nepoužívají.

Jedním z nejlepších tipů pro archivaci e -mailů je odstranění nežádoucího e -mailu okamžitě po přijetí nebo po jeho vidět ve vaší doručené poště.To vám může ušetřit čas, protože jej už nikdy nebudete muset znovu zkontrolovat a pomoci zabránit zbytečnému materiálu v dosažení archivu, kde by měl být uložen pouze materiál hodnoty.Alternativně, pokud vám to lépe vyhovuje, můžete před archivací provádět hromadné vymazání.Možná budete moci nastavit poštovního klienta, kdy by měla být pošta odstraněna ze serveru, ale pravidelně je dobrý nápad navštívit váš web ISP, podívat se, co je vlastně na serveru, a podle potřeby vyčistit.Pokud máte dostatek prázdného prostoru serveru, můžete si vybrat, zda tam ponecháte důležité e -maily jako další archiv.Archivaci podnikových e-mailů lze spravovat pomocí softwarových aplikací vytvořených pro tento účel a pomocí funkcí vytvořených pro řešení problémů specifických pro podnikání.Patří mezi ně schopnost správy stezky virtuálního papíru a odstranění zpráv, které již nejsou potřebné.