Co je to měkká kopie?

Měkká kopie je elektronická kopie dokumentu.Kontrastuje s tištěnou kopií, dokumentem vytištěným na papíře nebo na jiném médiu.Měkké kopie se snadno přenášejí, distribuují, sdílí a manipulují mdash;Všechny potenciální nevýhody nebo výhody v závislosti na příslušném dokumentu.Mohou být také použity ke generování tištěných kopií vytištěním kopie dokumentu.Mnoho bezpapírových nebo nízkých odpadu se silně spoléhá na měkké kopie pro komunikaci a sdílení informací.

Měkké kopie lze obvykle otevřít v různých programech zpracování textu.Pro přidané zabezpečení lze dokument uložit ve formátu pouze pro čtení.To umožní lidem vidět to, ale nezměnit měkkou kopii.V případech, kdy se lidé obávají, že se údaje mění nebo manipulují s lidmi, kteří mají přístup k souboru, může to být užitečné.Některé programy také udržují protokoly změn a umožňují lidem sledovat změny provedené v dokumentu a v případě potřeby je vrátit do předchozího bodu.je na disku nebo přenosný pevný disk ke sdílení.Tato rozmanitost technik pro distribuci může být užitečná a může umožnit kancelářům eliminovat výdaje, jako jsou faxové stroje a kurýry.Měkké kopie obecně nemají zcela stejné právní postavení jako tištěné kopie kvůli potenciálu změny, ale mohou být použity pro většinu činností v kanceláři, včetně věcí, jako je odesílání konceptů měkké kopie smlouvy tam a zpět k úpravě a schválení, s lidmi, kteří před podpisem pečlivě kontrolují tištěnou kopii, aby se ujistili, že obsahuje změny, které chtějí.obrazovka při prezentaci nebo události.Schopnost provádět úpravy až na poslední chvíli může být užitečná pro lidi, kteří chtějí čas na zdokonalení svých prezentací a kteří možná budou muset provést změny na poslední chvíli, aby se přizpůsobili měnícím se informacím a jiným problémům.Učitelé často ukládají materiály ve třídě ve formě měkké kopie, aby je mohli snadno změnit a znovu použít na lekce.Lidé mohou přezkoumat materiály v měkké kopii a vyhnout se tvorbě velkých objemu papíru, které budou vyžadovat úložiště.Je -li bezpečnost problémem, lze stanovit elektronická bezpečnostní opatření, aby měkkých kopií poskytly co nejvíce ochrany.To může zahrnovat nástroje, jako jsou vzdálené zálohování, aby se kopie ukládali v případě požárů, virů a dalších problémů.