Co je systém správy informací?

Systém správy informací je široký systém, který zahrnuje velké množství informací v celé organizaci.Datové prvky jsou zadávány do různých systémů v celé organizaci.Správa informací je zodpovědná za tažení všech těchto datových prvků do soudržného systému.V závislosti na velikosti organizace může tento systém překročit mnoho platforem a softwarových aplikací, nebo může být všechny umístěno ve stejném počítači.

Organizace shromažďují obrovské množství dat denně.Za účelem přístupu a používání všech těchto informací potřebuje organizace dobře naplánovaný a spravovaný informační systém.Zdroj nebo formát dat je nepodstatný.Všechny údaje musí vstoupit do systému, aby je organizace mohla používat.

data musí být spravována během svého životního cyklu.Papírové dokumenty, soubory elektronických dokumentů, audio, video a data specifická pro aplikaci musí být správně zachyceny a uloženy.Zákony a předpisy kladou požadavky na to, jak mají být data ukládána, používána a archivována organizací.Tyto zákony a předpisy se liší v závislosti na typu shromážděných informací.Obchodní analytici a právníci pracují na definování obchodních a právních požadavků dané obchodní potřeby.Tyto informace jsou poté přiváděny specialistům na databázi a informační specialisty, aby určili, jak mají být data uložena v systému.Nakonec programátoři a další techničtí odborníci pracují na vývoji softwaru používaného k ukládání těchto informací.Mnoho z těchto systémů je vyvíjeno v rámci organizace kvůli jedinečným potřebám takové organizace.Komerční softwarové aplikace mohou být licencovány organizací, aby vyhovovala mnoha jeho potřebám správy dat;Tyto samostatné systémy však musí být integrovány, aby byly navzájem komunikovat.Tento proces integrace může být dokončen v rámci organizace nebo externích konzultantů.Tato data mohou být shromažďována zadáváním dat klávesnice, sbírkou webového portálu nebo dokonce mobilními telefony.Obecně existují určité značky na těchto datových prvcích, které umožňují organizaci vytáhnout informace přes systém na jednom konkrétním dotazu.Tato schopnost je ze své podstaty důležitá pro úspěch systému.Pokud systém neumožňuje takový dotaz, nejedná se o systém pro správu informací, ale spíše sbírku softwarových aplikací.