Co je to software pro zobrazování dokumentů?

Software pro zobrazování dokumentů je aplikace používaná ve správě dokumentů k převodu papírových dokumentů do digitálního formátu.Skenery se používají k zadávání informací o dokumentech a poté software pro zobrazování dokumentu obvykle jmenuje a ukládá dokumenty, používá rozpoznávání optických znaků (OCR), aby je učinil prohledávatelnými a upravitelnými a založil je.Software pro zobrazování dokumentu lze integrovat s multifunkčními periferiemi (MFP), aby software mohl zpracovat dokumenty, jak jsou naskenovány.Některé aplikace zahrnují schopnost zkontrolovat dokument, aby se zajistilo, že dokument může upravit pouze jeden uživatel.Software může také usnadnit schvalovací procesy, takže změny se na dokumenty nevztahují, dokud je určují specifičtí správci.

Software obvykle přichází s vlastním grafickým uživatelským rozhraním pro ukládání a vyhledávání souborů.Rozhraní mohou zahrnovat možnosti drag-and-drop a někdy začlenit vyhledávače podobné těm, které se používají k prohledávání internetu, aby uživatelé mohli rychle a snadno najít soubory.Dokumenty uložené v softwaru lze vytisknout, e -mailem a digitálně faxem.Některý software umožňuje uživatelům anotovat dokumenty pomocí vestavěných komentových funkcí.Dokumenty lze uložit ve formátu přenosného dokumentu (PDF) a Microsoft Formáty kompatibilní s kanceláří a obrázky lze exportovat ve formátech, jako jsou JPEG a TIFF.Data lze také zkopírovat a vložit do dokumentů a tabulek zpracování textu.Uživatelé mohou být povoleni nebo odepřeni přístup k určitým souborům na základě úrovně oprávnění uživatele a soubory mohou být uzamčeny pro úpravy nebo úpravy mohou vyžadovat schválení před použitím do dokumentů.Kromě zajištění zabezpečení kontrolou přístupu k dokumentům a změně dokumentů poskytuje software pro zobrazování dokumentů, protože digitální soubory, na rozdíl od papírových dokumentů, lze snadno a pravidelně zálohovat.To umožňuje podnikům chránit dokumenty v případě katastrofických událostí, jako je Fire nebo Flood.

Digitální zobrazovací software má také několik dalších výhod.Kromě zajištění zvýšeného zabezpečení ušetří digitální soubory úložný prostor.Počítačové soubory jsou snadněji přístupné a snadněji sdílet než papírové dokumenty, zejména pro velké, rozptýlené pracovní skupiny.Software, který zahrnuje schopnosti automatického podání, může také ušetřit administrativní náklady.Protože většina dokumentů se nakonec používá elektronicky, podávání a ukládání do elektronického formátu poskytuje kontinuitu, konsoliduje pracovní postupy a šetří čas.