Co je správa životního cyklu informací?

Správa životního cyklu informací je jméno dané strategiím a politikám, které podnik používá k udržování a organizaci digitálních informací.Je to moderní vývoj strategií používaných k řízení fyzických dat, jako je například uložená na papíru, filmu a jiných fyzických médiích.Kus dat podstupuje pět fází správy životního cyklu informací.Jedná se o tvorbu, distribuce, údržba, použití a dispozice.

S řízením životního cyklu informací je pohyb a ukládání daného kusu dat ovládán od doby, kdy je vytvořen do doby, kdy přestane být užitečný.Obvykle k tomu dochází v obchodním kontextu, i když správa životního cyklu informací lze také použít k udržení údajů pro vládu nebo jiné účely.Politika řízení informací o životním cyklu podniku je diktována celkovými cíli organizace a je úzce spjata s jeho obecnými politikami informačních technologií.

Proces začíná vytvořením nebo přijetím nové informace.Data mohou být vytvořena interně, jako když účetní připraví rozpočet na organizaci, nebo může být přijímán od někoho mimo společnost.To může zahrnovat formuláře, korespondenci nebo zprávy.

Informace jsou poté distribuovány.Na vnitřní úrovni jsou údaje předány pracovníkům a manažerům ve společnosti, kteří je možná potřebují k rozhodování o politických rozhodnutích.Data mohou být také distribuována externě prodejcům, klientům nebo akcionářům.

Dále lze informace použít k tomu, aby pomohly přijímat obchodní rozhodnutí nebo vést politiku společnosti.Během procesu používání a distribuce musí být informace udržovány.Údržba zahrnuje podání, vyhledávání a převody informací.Aby byly informace užitečné, musí podnik zařídit v předem stanovené sekvenci a mít zavedený systém pro jejich řízení.Součástí kroku údržby jsou také procesy pro sledování dat.

Nakonec informace podléhají dispozici.Toto je politika stanovená pro zpracování informací, které se v průběhu času staly méně cennou.Takové údaje jsou méně často přístupné a možná již splňovaly požadavky na uchovávání stanovené vládními nebo organizačními pravidly.

V dobře organizovaném systému správy životního cyklu informací se data pohybují hladce těmito pěti kroky.Výjimkou je, když se podnik zapojí do právního řízení.V tomto případě mohou být některá data zmrazena nebo odstraněna z obecného datového proudu, dokud nebude možné vyřešit právní otázku.