Co je správa online dokumentů?

Online Správa dokumentů je služba, která umožňuje lidem prohlížet, sdílet, upravovat a ovládat dokumenty online.Řada společností nabízí služby správy dokumentů online a některé společnosti vytvářejí vlastní systémy pro interní použití.Některé služby jsou zdarma, zatímco jiné účtují poplatky za údržbu služby a poskytování zvláštních výhod a služeb.Není neobvyklé, že společnosti nabízejí sadu služeb souvisejících s kancelářemi s řízením online dokumentů, aby lidé měli přístup ke všemu, co potřebují na jednom místě.

Existuje mnoho důvodů, proč by lidé mohli chtít mít přístup k dokumentům online.Jedním z nejčastějších důvodů je touha mít virtuální kancelář.S virtuální kanceláří není někdo vázán na konkrétní místo nebo počítač;Je možné se přihlásit kdekoli na světě a zobrazit dokumenty online.Kromě toho mohou lidé sdílet svou virtuální kancelář, jako například když editor pracuje s klientem v jiné zemi.Klient může zveřejňovat dokumenty online pro prohlížení a úpravu od obou stran, mnohem efektivnější přístup než poštovní dokumenty nebo jim e -mailem.Některé společnosti mají produkty, které byly speciálně navrženy tak, aby usnadnily spolupráci, což umožňuje více lidem přihlásit se do dokumentu najednou, provádět změny a přidávat komentáře.Elektronické úložiště dokumentů může být také užitečné jako bezpečnostní opatření a zajistit, že pokud se dokument zkopíruje v jiných formátech a místech, bude stále k dispozici online.

Je možné zveřejnit online dokumenty nebo soukromé.Lidé někdy poskytují životopisy, výstřižky a podobné dokumenty ve sdíleném formátu, aby k nim mohli potenciální klienti a zájemci médií snadno přistupovat.Na druhé straně lidé pracující na důvěrném projektu mohou upřednostňovat oblast chráněnou heslem, aby jejich dokumenty zajistily, že je neautorizovaný personál nevidí.Lidé mohou obvykle upravit nastavení ochrany osobních údajů, včetně toho, kdo může dokument kdykoli zobrazit.Je důležité přemýšlet o tom, jaké druhy funkcí by mohly být požadovány před přihlášením se službou, a může být také moudré se zeptat dalších lidí, kteří budou pracovat na stejném dokumentu, pokud budou mít přednost.Například někdo může mít již předplatné služby a raději pracovat s touto spíše než přihlásit k jiné službě.