Jak mohu napsat faxový kryt?

Fax je zkrácené slangové slovo pro faksimile.Jedná se o dokument přenášený faxovým strojem přes telefonní linky.Vzhledem k povaze formátu faxu, který komprimuje dat, by měl být krycí list faxu textový, jasně a stručně psaný a obsahovat nejzákladnější důležité informace o faxu.Na počítač můžete použít program pro zpracování textu k vytvoření vlastního krycího listu faxu nebo využití četných šablon dostupných na internetu.

Fax je naskenován prostřednictvím faxového stroje a přenášen do faxového stroje korespondentů.Můžete například posílat fax do velké společnosti, kde řada zaměstnanců pravděpodobně sdílí stejný faxový stroj v kanceláři.Pokračový list Fax je proto nesmírně důležitý, proto podrobněji, kdo by měl získat fax a shrnout obsah faxu.Tím je zajištěno, že fax je distribuován příslušné straně na přijímajícím konci.Profesionálně vypadající krycí list faxu však používá psací stroj na psací stroj nebo počítačový textový procesor k zadání úhledného a organizovaného krycího listu.Informace by měly být krátké a přesné s několika nebo žádnými obrázky nebo cizí grafikou, které zpožďují dobu přenosu.Horní část průvodního dopisu pod obvykle uvádí informace o odesílání, jako je jméno, adresa, e -mailová adresa, telefonní číslo a faxové číslo.Tato data se objevují podobně jako návratová adresa na obálce, naskládaná jménem odesílatelů na prvním řádku, adresa na druhém a třetím řádku atd.

Níže jsou uvedeny údaje zobrazující informace o příjemcích faxu, obvykle uvedených jako pro příjemce nebo jako příjemce.Podobně jako v informacích by informace příjemce měly zahrnovat celé jméno, adresu, adresu, e -mailová adresa, telefonní a faxová čísla a jakékoli jiné relevantní kontaktní informace.Je důležité zahrnout příjemce celé jméno a pokud je to možné, další identifikační údaje, jako je kancelářské oddělení nebo rozšíření.Tím se zabrání zmatení, které končí příjemci, pokud má společnost například tři John Browns pracující ve stejné kanceláři.Zahrnutí kancelářského ministerstva a dalších identifikačních informací pomáhá úřadu přesněji určit příjemce a pomáhá zajistit, aby váš fax byla přijata správnou osobou bez zpoždění.

Nakonec by měl faxový průvodní dopis obsahovat velmi stručné shrnutí relevantních údajů obsažených v těle faxu.Pokud fax obsahuje informace o elektronické pořadí služebních dílů pro sekačku na trávu, měl by průvodní dopis faxu stručně uvést, že za účelem faxu a obecných informací.Většina faxových krycích listů a šablon umožňuje prostor pro tyto informace podle podrobností nebo zpráv.Informace v této části jsou obvykle omezeny na jednu nebo dvě věty a měly by být co nejúžasnější.

Jakmile je napsán faxový kryt, vytiskněte list na počítačovou tiskárnu.Faxové listy jsou pak korelovány s krycím listem faxu nahoře.Když je čas poslat fax, pošlete nejprve faxový průvodní dopis a podrobné faxové listy v pořadí po krycí listu.