Hvordan vælger jeg den bedste samarbejdsplatform?

Når du leder efter den bedste samarbejdsplatform, skal du evaluere dine behov og dine forventninger til softwaren.De fleste samarbejdsplatforme tilbyder grundlæggende kommunikationsfunktioner, datalagring, fildeling, fejlfindingsværktøjer og konferencefaciliteter.Hastighed, brugervenlighed, ekstra funktioner og de involverede omkostninger bør også overvejes.

De tre grundlæggende og vigtigste funktioner i enhver samarbejdsplatform er, centraliserede datalagring, kommunikationsværktøjer og fejlfindingsværktøjer.Centraliseret datalagring eliminerer behovet for, at hver samarbejdspartner skal gemme data på hans eller hendes computer og hjælper data med at forblive konsistente og ajour.Live fildeling er en anden nyttig funktion og gør det nemt for samarbejdspartnere at dele dokumenter eller regneark i gruppen.

Kommunikationsværktøjer kan omfatte funktioner såsom webkonferencer, gruppe eller private møder, Voice Over Internet Protocol (VOIP), e-maileller instant messaging -systemer.Live streaming -video er meget effektiv til konferencer eller online møder, og nogle samarbejdsplatforme tilbyder funktionen ved en virtuel tavle til demonstrationer.Det kan også være nødvendigt, at du udelukker en samarbejdspartner fra et møde, og nogle platforme giver dig mulighed for at gøre dette.

Fejlfindingsværktøjer er vigtige, når det kommer til at sikre, at alle samarbejdspartnere løser problemer hurtigt og nemt.Nogle platforme har en integreret hjælpesektion, som kan fås adgang til af nogen af gruppeklaboratorerne.Denne funktion hjælper med at skære ned på brugen af fagfolk eller eksterne tjenester og kan spare tid såvel som penge.

Samarbejdsplatforme kan antage forskellige former og kan installeres software på en lokal maskine eller en installation, der kører fra en fjernserver.Nogle platforme er internetbaserede, og samarbejdspartnere kan få adgang til platformen med et brugernavn og adgangskode.Den installation eller en slags platform, du vælger, kan påvirke hastigheden og platforme ydelse.Hastighed er en vigtig overvejelse, da haltning eller langsom ydelse kan skabe problemer under webkonferencer eller VoIP -brug.

I nogle tilfælde kan det være nødvendigt at få en professionel oprette eller oprette samarbejdsplatformen for dig.Hvis dette er tilfældet, er det klogt at se, om udbyderen også tilbyder træning for teammedlemmerne, der bruger samarbejdsplatformen, da dette vil hjælpe teamet med at forstå, hvordan platformen fungerer og vil sikre optimal produktivitet fra starten.De fleste platforme er ret nemme at bruge, men funktionerne og funktionerne adskiller sig meget fra den ene platform til den næste, så det kan tage nogen tid for samarbejdspartnere at forstå systemet fuldt ud.

Den ene sidste overvejelse ville være, om du foretrækker at brugeOpen source -software eller proprietær software.Hvis du er på et stramt budget, er open source -software den bedste mulighed, da disse pakker kan fås gratis.De fleste af disse pakker tilbyder de nødvendige grundlæggende funktioner, men hvis du har brug for yderligere funktioner, kan det være i din bedste interesse at vælge en betalt softwarepakke.