Hvordan vælger jeg den bedste dokument workflow -software?

Dokument Workflow beskriver den proces, gennem hvilken et dokument videregiver i en organisations regelmæssige operationer.For eksempel kan et fremstillingsvirksomhedsdokument arbejdsgang muligvis begynde med en model designet af ingeniører, som derefter overføres til en professionel, der skaber en regning med materialer baseret på dette design.Når omkostninger og leverandører er bestemt af en professionel, kan han eller hun muligvis derefter videregive dette dokument op til en manager eller professionel, der kan redigere og godkende ordren.Professionelle, der bruger dokument workflow -software, beskæftiger sig med at skabe en klar og gennemsigtig proces, der kan automatiseres, og som kan hjælpe en organisation med at blive mere effektiv.For at vælge den bedste dokument workflow -software kan det være nyttigt at overveje din organisationSkabelondokumenter og kan synkroniseres med e -mail -systemer, på denne måde kan brugerne automatisk vedhæfte dokumenter til e -mail -meddelelser.Disse grundlæggende systemer giver også Workflow -ledere mulighed for at oprette enkle systemer med et sæt trin, gennem hvilket et dokument skal bestå.Disse systemer er ideelle til mindre virksomheder, der primært beskæftiger sig med internt dokumentarbejdsflow.

Mere kompleks dokumentarbejdsflow -software gør det muligt for brugere at oprette deres egne skabeloner og generere rapporter om effektiviteten af en arbejdsgangsproces.Disse systemer kan også give brugerne mulighed for at oprette klientgrænseflader.Disse grænseflader kan fås adgang til af klienter, der gerne vil placere ordrer eller applikationer.Denne form for software favoriseres ofte af fagfolk, hvis arbejdsgangssystemer strækker sig ud over en organisations indre arbejde.

Brugervenlighed, nøjagtighed af rapportering og evnen til at køre uden funktionsfejl er faktorer, der kan påvirke kvaliteten.Nogle tip til at vælge den højeste kvalitetsdokument Workflow -software er at spørge kolleger i en lignende branche til anbefalinger.Mange fagfolk finder ud af, at handelspublikationer er store ressourcer, der giver dybdegående undersøgelser og vurderinger af forskellige former for software.

Generelt er der to forskellige adgangstilstande til dokument workflow -software.På den ene side kan større virksomheder foretrække at købe software, der kan installeres i computere på et organisatorisk netværk.I disse tilfælde ejer en organisation software og er ansvarlig for at opdatere funktioner og sikkerhed.

Mindre virksomheder kan drage fordel af software efter behov.Dette er software, som brugerne kan få adgang til online.Software efter behov kræver normalt, at en organisation betaler brugsgebyrer.En fordel ved denne adgangsmetode er, at brugerne kan være afhængige af en software vært for at opgradere sikkerhed og funktioner, hvilket muliggør mindre afhængighed af computerteknikere.