Hvordan udvikler jeg de bedste retningslinjer for indkøb?

Når en virksomhed eller organisation vokser, bliver behovet for at etablere indkøbsretningslinjer vigtigere.Indkøb eller indkøb er styring af alle udgifter til tjenester og varer.Som et aspekt af den samlede forretningsstyring er det en central funktion, der direkte vedrører omkostningsindeslutning, reducerer udgifter og øger overskuddet.Selvom de fleste mennesker forbinder indkøb med store virksomheder og multimillion dollar -tilbud, kan indkøbsretningslinjer hjælpe ethvert firma, stort og lille.

Indkøbsfeltet er så bredt, at det er bedst at opdele det i forskellige forretningsprocesser.Hovedkategorierne er: leverandørstyring, kontraherede varer og tjenester, betalingsbetingelser, tærskler og adskillelse af pligter.Ud over at identificere den forskellige forretningsproces er der tre poster, der skal afsluttes for at udvikle retningslinjer for indkøb: Opret organisationsstruktur og roller, implementerer regnskabskontroller og definerer ansvarlighed og ansvar for indkøbsprocesser inden for organisationen.

StandardmetodikkenBruges til at udvikle retningslinjer for indkøb er at oprette en filmappe til retningslinjerne.I denne filmappe skal du oprette en separat en for hver af de store forretningsprocesser.Når retningslinjerne er udviklet, skal du oprette procesguiderne for de forskellige roller og afdelinger, der er involveret i processen.Medtag et afsnit om overvågnings- og ledelsesrapporter samt et flowdokument til seniorledelsesgennemgang.Alle retningslinjer skal gennemgås og diskuteres med de påvirkede områder og præsenteres for den øverste ledelse til gennemgang.Efter accept kræves træning for alle brugere til at gennemføre retningslinjerne.

Det første emne, der skal gennemgå, er roller og ansvar for de forskellige spillere i indkøbsprocessen.Identificer hvem, hvad, hvor og hvorfor for hver transaktion og bestemme initieringspunktet eller aktiviteten.For eksempel, når en afdeling kræver kontorartikler, hvem er ansvarlig for denne proces?Hvordan beslutter de, hvilken leverandør de skal kontakte?Hvad er det maksimale beløb, de kan bruge, og hvem godkender dette køb?Disse spørgsmål er alle centrale for at udvikle retningslinjer for indkøb.

Regnskab giver en standardstruktur til sporing og styring af udgifter.Brug af købsanvendelser, indkøbsordrer, citater, kontrakter og andre indkøbsværktøjer påvirker alle regnskabsfunktioner.Typiske regnskabskontrol fokuserer på at reducere svigrisikoen, opnå den bedste værdi for dollar, modtage forhandlede priser og vilkår og godkendelsesgodkendelser.Disse varer kan styres i et edb -system, men de skal først defineres i retningslinjerne for forretningsprocesser.

Ansvarlighed og ansvar er en vigtig driver inden for indkøb.De fleste organisationer fokuserer på dollarværdien af indkøbsordren eller kontrakten, men kan overse den samlede, der bruges på en bestemt vare.Det er et vigtigt skridt i indkøbsretningslinjerne at bestemme den passende position til at forhandle med leverandøren og behandle indkøbsordrerne.