Hvordan forbedrer jeg arbejdsgangen?

Forbedring af arbejdsgangen er en vigtig proces, uanset om det er for en person eller en organisation.En forbedret arbejdsgang er bevist at maksimere effektiviteten, minimere affald i både tid og ressourcer og forbedre moralen.Vejen til at forbedre arbejdsgangen kan være så enkel som at identificere og eliminere spildt tid eller så kompleks som at undersøge og ændre hele processen og/eller automatisere hele eller en del af den.Uanset hvor stort eller lille job eller proces er, er det værd at tid og kræfter på at tage skridt til at forbedre arbejdsgangen.

Det første skridt til at forbedre arbejdsgangen er at identificere og eliminere affald, og det største spild af alt er tid.Den moderne arbejdsplads er blevet vant til og afhængig af e -mail, instant messaging og sms.Disse kommunikationsmidler var beregnet til at spare tid, men de kan føre til en overflod af ubrugelig information og spildt tid.Du kan forbedre arbejdsgangen ved blot at fjerne eller begrænse instant messaging og sms og ved at sætte rimelige forventninger til e -mail.At reagere på eller reagere på e -mails, så snart de kommer ind, kan være en tidsspild.Indstilling af flere gange i løbet af dagen, der er afsat til at læse og besvare e -mails, forbedrer din arbejdsgang og produktivitet.

Disse afbrydelser er kun et par af de mange, der kan stoppe arbejdsgangen.Ethvert job eller proces vil fortsætte bedre og videre med en rimelig tidsblok afsat til det snarere end at prøve at få det gjort i små trin.At afsætte endda 20 eller 30 minutter til at afsætte til en enkelt opgave eller proces vil hjælpe dig med at gøre store fremskridt med at øge produktiviteten og forbedre arbejdsgangen.Fokus på en bestemt opgave til en relativt kort, men uafbrudt tidsblok kan være en af de bedste metoder til at hjælpe dig med at forbedre arbejdsgangen.

For mere komplicerede procedurer og større organisationer kræver det en mere systematisk tilgang til at forbedre arbejdsgangen.Disse processer involverer at bryde arbejdsgangen i små, endelige trin og analysere de opgaver, der er involveret i hvert trin.De to vigtigste principper, der derefter kan tildeles til hvert trin, er ansvar og automatisering.En enkelt person eller enhed skal være helt ansvarlig for at opnå hvert trin, hvilket eliminerer fingerpointing og udsættelse.

Den næste del er at spørge, om et trin kan automatiseres.Enhver del af processen, der kan være fuldstændigt automatiseret, idet det tager personale ud af ligningen, er et stort skridt hen imod forbedring af arbejdsgangen.Efter at hvert trin er blevet analyseret, er ansvaret tildelt, og arbejdet er automatiseret, hvor det er muligt, vil hele arbejdsgangsprocessen blive meget forbedret.

Trinene til at forbedre arbejdsgangen involverer for det meste sund fornuft og traditionelle styringsteknikker.Udfordringen er at bryde arbejdsgangen i håndterbare trin og derefter forbedre hvert af de involverede trin.På denne måde kan du eliminere affald, maksimere tid og produktivitet og forbedre arbejdsgangen.