Hvordan skriver jeg et forslagsbrev?

I mange aspekter er det at skrive et forslagsbrev som enhver anden form for forretningsskrivning.Klar, kortfattet, nøjagtig skrivning er vigtig for ethvert forretningsdokument.Forretningsforslag kræver imidlertid specifikke komponenter, såsom forslaget om følgebrev.Forslagsbrevet, ligesom et CV -følgebrev, fungerer som en høflig introduktion til et givet forslag.Brug af aktiv stemme, efter accepteret forretningsskrivning etikette og at vise påskønnelse af læsernes begrænsede tid, er vigtigst for et vellykket svar.

Ofte, når store organisationer poster anmodninger om flere projekter, tjener forslaget følgebrev til at informere læseren, hvilken anmodning om forslag (RFP), som dokumentet svarer på.Hvis der ikke er nogen eksisterende rapport mellem fagfolk eller virksomheder, fungerer et forslagsbrev som både en introduktion og en mulighed for at gøre et godt førsteindtryk.Når der allerede findes et forhold, kan følgebrevet tjene som en mulighed for at komplimentere, udtrykke påskønnelse eller udvide fortsat god vilje mellem begge parter.

Uanset om der findes et forhold mellem parterne eller ej, skal hvert forslagsbrev følge ordentlig forretningsskrivningsetikette.F.eks. Skal dokumentet formateres med passende overskrifter, pæne marginer og standard skrifttype eller skrifttype.At tackle brevet til den rette kontakt og ved hjælp af en professionel hilsen, der er acceptabel for klientkulturen, forventes.Forkerte kontaktoplysninger eller en hilsen, der er for uformel kan gøre forskellen i, om et forslagsbrev læses eller kasseres.

Bortset fra korrekt etikette, er tonen i et forslagsbrev også vigtigt.Formelle, men alligevel personaliserede tilgange fungerer typisk bedst i vestlige kulturer, med nogle forretningsforhold, der giver mulighed for en uformel tone.Østlige kulturer foretrækker typisk, selvom det ikke altid er, en formel, professionel tilgang.Skulle der være tvivl om den rigtige tone, er en formel og professionel tilgang bedst.

Mens intet forslagsbrev vil garantere accept, forbedrer det at bruge aktiv stemme og kortfattet skrivning oddsene.Brug ikke to eller tre ord, når man er tilstrækkelig.Korte, enkle sætninger er bedre end lange, komplekse afsnit.Aktiv stemme skildrer klarhed og selvtillid, så undgå "at være" verb i din skrivning.Undgå sætninger som "hvis du gerne vil" eller "du foretrækker det."Vælg i stedet for stærke handlingsverb og direkte opfordringer til handling.

Specifikt indhold til et forslagsbrev varierer for hvert projekt og forretningsforhold.En almindelig fejlfagspersonale begår skriftligt omslagsforslagsbrev er at genvinde eller opsummere oplysninger indeholdt i de ledsagende dokumenter.Husk, at de fleste forretningsfolk er begrænset til tiden.Respekter dine læsere tid og gentag ikke blot indholdet af dit forslag.Skriv i stedet dit brev med en ansigt til ansigt introduktion i tankerne: hvad du ville sige, eller hvordan du ville præsentere dig selv personligt, før du overleverer et forslagdokument?