Hvordan skal jeg skrive et forretningsbrev?

Når du skriver et forretningsbrev, skal du bruge en samtale tone og korrekt formatering, og du skal være kort.Planlæg dit brev, før du skriver ved at angive de vigtigste områder eller emner, der skal inkluderes, samt eventuelle specifikke hændelser eller detaljer.Bestem derefter en logisk rækkefølge, hvor spørgsmålene skal behandles.Henvis kort til enhver tidligere korrespondance eller samtaler i første afsnit, og kom derefter direkte til formålet med forretningsbrevet.Angiv klart enhver opfølgningsaktion i sidste afsnit.

Tone

Brug en behagelig tone, især hvis forretningsbrevet indeholder negativ handling eller en negativ respons.Angiv påskønnelse af, hvordan modtageren har hjulpet dig, hvis relevant.I det sidste afsnit takker modtageren for hans eller hendes tid, overvejelse eller kræfter.Uden at være for personlig, prøv at bruge en venlig, medfølende tone til forretningsbreve.Hvis du eller din virksomhed har begået en fejl, skal du være direkte med at indrømme fejl.

For at undgå tendensen til at skrive for formelt i et forretningsbrev, skal du bruge sammentrækninger som dem, der ofte bruges til at tale.Medtag også personlige udtaler mdash;som jeg, vi og vores mdash;I stedet for mere formelle valg som virksomheden.Være kortfattet.For eksempel, i stedet for at skrive, modtager vi din korrespondance vedrørende ... Skriv blot, vi har modtaget ....Meget formelle sætninger er mere passende i visse typer juridiske dokumenter eller korrespondance end i enkle forretningsbreve.

Format

Brug det korrekte format til et forretningsbrev.Blokstil er den enkleste.I et brev i blok-stil begynder alle dele ved venstre margin uden indrykk.Skriv dit navn og adresse.Hvis du ikke bruger brevhoved, skal du skrive din adresse øverst på siden.Du bør undgå at bruge fancy papirvarer eller farvet papir til de fleste forretningsbreve.

Cirka tre til 10 linjer efter din adresse eller under brevhovedudskrivningen, skriv datoen og sørg for at stave måneden ud.Fire linjer under datoen, skriv den indvendige adresse.Den indvendige adresse indeholder modtagerne fuldt navn, gadeadresse, by- og postkode, med hver enkelt på en separat linje.Efterlad en tom linje mellem den endelige linje på adressen og hilsenen.Hilsen er generelt i formatet kære Mr. Smith eller kære fru Jones Mdash;ved hjælp af modtagerne faktisk efternavn i stedet for disse eksempler, selvfølgelig mdash;efterfulgt af en kolon.

En enkelt tom linje adskiller hvert afsnit i brevet.Skriv en lukning, såsom oprigtigt din eller hilsen.Brug et komma efter lukningen.

Efterlader tre eller fire tomme linjer for en signatur, skriv dit navn.Placer om ønsket din jobtitel under dit navn.Hvis du inkluderer vedhæftede filer eller indkapslinger i dit forretningsbrev, skal du skrive det passende ord mdash;Vedhæftet fil eller indkapsling mdash;Efter en tom linje under dit indtastede navn eller titel.

Korrekturlæsning

Kontroller dit forretningsbrev efter at have skrevet det for at kontrollere, at alt er korrekt og komplet, inklusive alle datoer og eventuelle monetære beløb.Korrekturlæst brevet for typografiske eller grammatiske fejl.Få en anden til at læse dit brev, før du sender det, og glem ikke at underskrive brevet med en blå eller sort blækpen.