Hvad er administrative færdigheder?

For at følge med en stadigt skiftende arbejdsplads får administrative fagfolk en lang række ansvarsområder.Disse kontorfolk er muligvis specialiserede i en række områder, fra juridiske, medicinske og uddannelsesfag til regeringen eller teknologiske områder.Administrative færdigheder vil variere mellem forskellige brancher såvel som forskellige geografiske placeringer.

Selvom det ikke altid er påkrævet, er mange administrative fagfolk certificeret eller har grader i erhvervslivet, administration, kontorteknologi eller relaterede programmer.Alle disse stillinger kræver generelt mindst et gymnasiumseksamen ved indrejse.Derudover er det ofte nyttigt at have erfaring eller uddannelse inden for et bestemt felt.For eksempel kan de, der arbejder i en juridisk ramme, synes det er gavnligt at have administrative færdigheder relateret til paralegalstudier.

Kontorfagfolk i teknologiske industrier kan synes det er nyttigt at have yderligere matematik, videnskab eller computerfærdigheder.De fleste regeringsjob kræver generelt også gennemførelsen af en civil serviceeksamen.Efteruddannelse, workshops og professionelle organisationer er andre fremragende måder at erhverve yderligere viden og administrative færdigheder på.

Selvom deres opgaver kan variere fra felt til felt og sted til placering, vil de fleste kontorfolk stadig dele et lignende sæt evner.En af disse inkluderer at have stærke organisationsevner.Administrative fagfolk skal have evnen til at multitaske og gøre brug af tidsstyringsevner.Administrative arbejdstagere er kendt for at jonglere adskillige opgaver og klienter ud over at overholde frister.Disse fagfolk må ikke kun levere generelle kontorprocedurer, men også support personale;udføre planlægning;håndtere køb;træne andre;og interagere med klienter, leverandører og offentligheden.

Derudover skal kontorarbejdere administrative færdigheder omfatte enestående kommunikation, både skriftlige og mundtlige.Ikke kun er de ansvarlige for den hurtige, effektive håndtering af alle opkald, de skal også regelmæssigt kontrollere voicemail og e -mail -meddelelser, der videresender dem til de relevante parter.Stærk skrivning, forskning og grammatikfærdigheder er også vigtige for korrekt håndtering af skriftlig korrespondance ind og ud af kontoret.Administrative fagfolk er i det væsentlige kontorets livline.

At have kendskab til grundlæggende retningslinjer for forretningsetikette og praktisere skønsbeføjelse med følsomt indhold og materialer er yderligere administrative færdigheder, der er nødvendige inden for en kontorindstilling.Et andet vigtigt aspekt af jobbet inkluderer teknologiske færdigheder.Kontorfagfolk skal have stærke computer- og tastaturfærdigheder.De skal også holde sig informeret om teknologiske ændringer i forskellige softwaresystemer som tekstbehandling, regneark og databaser og opretholde tilstrækkelige internetfærdigheder.Registreringsstyring er også vigtig.

Vedligeholdelse af poster inkluderer arkiveringsprocedurer, der indebærer både elektronisk og hånd arkivering.Midt i alt dette kræves det ofte administrative arbejdstagere for at vedligeholde papirarbejde og forsyninger samt distribuere mail og pakker.Derudover skal udstyret på kontoret, såsom faxmaskiner, kopimaskiner og printere, kontrolleres og vedligeholdes hele dagen.Administrative færdigheder kræver livslang uddannelse og uddannelse for at følge med i skiftende teknologier og verdensomspændende krav.