Hvad er virksomhedsminutter?

Virksomhedsminutter er dokumenteret noter af spørgsmål, der diskuteres under en eller anden form for forretningsmøde.Mødeminutter af denne type er ofte forberedt på en lang række begivenheder såsom aktionær- og direktørmøder.Virksomhedsregistre af denne type gennemgås og ændres generelt efter behov på efterfølgende møder og bliver en del af de permanente poster, der opretholdes af de fleste virksomheder.

En bred vifte af information kan inkluderes i et sæt virksomhedsminutter.Det detaljerede detaljer vil typisk fokusere på nøjagtigt registrering af diskussioner om forskellige emner, der er relevante for driften af virksomheden.Almindelige eksempler på linjeposter, der findes i virksomhedsminutter, inkluderer diskussion, vedtagelse eller ændring af forretningsplaner og procedurer, valg og anerkendelse af nye officerer i virksomheden og beslutninger om at udstede eller sælge aktier.Selv spørgsmål såsom omstrukturering af fordelingspakker til medarbejdere eller underholdende ideen om at sælge eller fusionere virksomheden kan diskuteres under mødet og dokumenteres i de officielle minutter.

I mange jurisdiktioner kræves virksomheder i henhold til love for at opretholde virksomhedsminutter af specifikke typer sammenkomster, såsom aktionær- eller direktørmøder, hvor valg finder sted.Selv hvis lokale love ikke kræver, at minutter opbevares på bestemte typer af virksomhedsmøder, vælger mange virksomheder at gøre det som et middel til at skabe en løbende historie om virksomheden og sørge for, at vigtige emner og diskussioner er tilgængelige til reference på fremtidige datoer.Da virksomhedsminutter ofte betragtes som antagelige i retshøringer, er det meget vigtigt at sikre, at protokollen er nøjagtige og godkendes af dem, der deltager i mødet.En tilgang involverer tilstedeværelsen af en person, der er trænet som optager til at notere under det faktiske møde.Mere almindeligt i dag registreres mødet sædvanlige lydoptagelsesudstyr, hvilket gør det muligt for et tekstdokument at blive forberedt på et senere tidspunkt.Nogle virksomheder inkluderer endda visuelle data i protokollen, såsom inkludering af en diaspræsentation, der er vist til aktionærerne, der kombinerer tekst og visuelle hjælpemidler for at give en mere komplet historie om, hvad der fandt sted på mødet.

Med enten tilgang forberedes og distribueres en officiel transkription til bestyrelsesmedlemmer eller aktionærer til gennemgang.På det næste planlagte møde gennemgås og ændres virksomhedsminutterne om nødvendigt.Den faktiske proces med gennemgang og at foretage ændringer kan være noget afslappet, selvom det ikke er usædvanligt for nogle virksomheder at gøre brug af parlamentariske procedurer, som beskrevet i værker såsom

Roberts ordensregler

at genkende, overveje og i sidste ende godkende eller afvise forslagFor ændringer eller ændringer under gennemgangen af de foreslåede minutter.Når de tilstedeværende er enige om, at protokollen er komplette og nøjagtige, er de godkendt og bliver en del af virksomhedens officielle poster.