Hvad er indkøbsprocedurer?

Hver organisation, der køber varer eller tjenester, har standard indkøbsprocedurer , metoderne, de bruger til at erhverve disse ting.Disse procedurer dækker alle aspekter af indkøbscyklussen, herunder valg af leverandør, kontraktforhandlinger, ordreplacering og betaling.Alle virksomheder har indkøbsprocedurer, og de bruges til at kontrollere udgifterne, sikre, at der er passende godkendelser på plads og reducerer risikoen for overbetaling.Indkøb eller indkøbsaktivitet omfatter al forbrugsaktivitet, eksklusive lønningsliste, og repræsenterer ofte mere end 50 procent af alle udgifter.

Den primære drivkraft til udvikling af indkøbsprocedurer er at kontrollere alle udgifter.De faktiske anvendte procedurer kan variere lidt, men vil være ens.En passende godkendelsesproces involverer normalt en adskillelse af opgaver og inddragelse af seniorledere til transaktioner, der vil koste mere end en bestemt pris.En anden standard indkøbsprocedure er at begrænse adgangen til indkøbsordreformularer og kræve underskrevet tilladelse fra en anden manager end den person, der bruger varerne.Denne adskillelse af varemodtageren og godkendelsen er designet til at sikre, at en seniormedarbejder er opmærksom på ordren og kan bekræfte, at materialerne er påkrævet og vil blive brugt til det rette formål.

En anden almindelig indkøbsprocedure er at oprette en kort liste over forudgodkendte leverandører for specifikke råvarer.Leverandører føjes til listen gennem en budproces, der udføres på planlagt basis.Denne proces er designet til at være gennemsigtig og give firmaet en mulighed for at få rabatter i pris, for at opfylde kvalitetsstandarder og for at sikre aktualiteten af levering.

Risikoen for et selskab uden ordentlige indkøbsprocedurer overgår, manglen på at opnå god værdi og købsbedrageri.Mange mennesker, der ikke har nogen regnskabs- eller indkøbsuddannelse, harme de trin, der er involveret i en indkøbsanmodning.Disse processer er imidlertid designet til at spare både tid og penge.

Andre almindelige indkøbsprocedurer inkluderer indstilling af værdi -tærskler, der udløser forskellige indkøbsaktiviteter.For eksempel kan køb, der koster mere end et bestemt beløb, kræve en indkøbsordre, der skal godkendes af to ledelsesniveauer.En indkøbsordre til en meget højere pris kræver muligvis et forslag.

I nogle tilfælde kan virksomheder være forpligtet til at forsvare deres indkøbskontrakter.Hvis en sælger, der deltog i budprocessen, føler, at de ikke fik en retfærdig mulighed for at konkurrere, kan der indgives en retssag.Kontraktsret er en kilde til stor juridisk aktivitet, og virksomheder med stærke indkøbsprocedurer er i den bedste position til at forsvare deres forretningsbeslutninger.