Hvad er fordelene ved et digitalt arkiveringssystem?

Fordelene ved et digitalt arkiveringssystem er adskillige og inkluderer reducerede omkostninger for virksomheden, fordele for miljøet og øget lette sortering og fund og flytning af dokumenter.Den oprindelige proces med opsætning af et digitalt arkiveringssystem kan være lidt mere udfordrende, men mange kontorer finder ud af, at et papirløst kontor eller endda et semi-papirløst kontor er gavnligt for virksomheden over tid.En anden af fordelene ved et digitalt arkiveringssystem som dette er, at det giver kontoret mulighed for at operere i et mindre miljø, fordi der ikke kræves en hel del plads til lagring af dokumenter i et papirarkiveringssystem.

Et digitalt arkiveringssystem, hvor papirdokumenter enten scannes til en computer eller blot oprettes på computeren i første omgang, kan etableres i mange forskellige kontormiljøer.Dokumenter kan udskrives om nødvendigt, såsom at blive sendt til en klient, men ellers får kontoransatte adgang til dokumenterne på computeren uden at skulle spilde papir.At skære ned på papir- og printerbrug kan spare virksomheden meget penge.Derudover er det meget mere fordelagtigt for miljøet;Selv hvis et kontor genanvender det meste af sit papir, forårsager produktionen af papir stadig skade på miljøet.

Opbevaring af et digitalt arkiveringssystem finder sted helt på harddiske.Dette gør det muligt at opbevares tusinder af dokumenter i et lille område og spare værdifulde kontorlokaler.Harddiske fortsætter med at stige i opbevaringsstørrelse, mens de falder i fysisk størrelse, hvilket er endnu en fordel.Derudover kan kopier af dokumenter sikkerhedskopieres på adskillige andre harddiske på separate steder til sikkerhedsformål, og de kan gøres mere sikre ved hjælp af værktøjer såsom adgangskoder og kryptering.At søge og trække dokumenter bliver meget lettere.

At udføre en søgning på en harddisk tager typisk kun et par minutter.Dokumentet kan derefter let fås adgang til, ændret, e -mailet eller trykt efter behov.Nogle virksomheder finder ud af, at de ikke kan gå helt papirløse, men endda at skære ned på papirforbrug, såsom at bruge et digitalt arkiveringssystem til at gemme nyere dokumenter, kan gøre en forskel.Kontorer, der ønsker at implementere et digitalt arkiveringssystem, bliver nødt til at få yderligere værktøjer såsom scannere, og det kan tage en betydelig mængde tid at konvertere dokumenter til digitale former, men når systemet først er indstillet, bliver det relativt let at vedligeholde.