Hvad er de bedste metoder til at skrive forslag?

Forslag er et almindeligt værktøj i erhvervslivet.Ofte brugt som et middel til at byde på en kontrakt eller skabe et langsigtet forhold til en ny klient, har processen med at skrive forslag været genstand for en uendelig række bøger og manualer, der adresserer salgsprocessen.Heldigvis er det muligt at deltage i forslag, der skriver med succes ved at observere et par enkle retningslinjer.

Når man skriver forslag af enhver art, skal du altid undersøge baggrunden for den potentielle klient.Find ud af, hvor længe de har været i forretning, hvor mange placeringer de opererer, deres gennemsnitlige årlige omsætning og måske endda hvilken type velgørenhedsorganisationer virksomheden har en tendens til at støtte, enten som en enhed eller gennem deres ledere.Grundelse af dig selv i den generelle kultur for klienten vil gøre det meget lettere at skræddersy din tekst, så den resonerer med virksomheden og øger dine chancer for at blive valgt som den valgte leverandør.

Brug altid alle oplysninger, der er samlet direkte fra den potentielle klient, når man skriver forslag.Ofte vil virksomheder, der aktivt leder efter en leverandør udstede, hvad der er kendt som en anmodning om forslag eller RFP.RFP er et uvurderligt dokument til enhver leverandør, der ønsker at etablere et samarbejde med det udstedende selskab, idet det ofte inkluderer vigtige oplysninger om format, arrangementet af information og endda den type information, der skal inkluderes i kroppen afforslaget.

Det er vigtigt at bemærke, at det faktiske format af RFP vil variere fra en situation til en anden.Nogle anmodninger om forslag er korte og giver respondenterne en hel del spillerum med hensyn til organisering og indhold.Det er dog mere almindeligt, at en RFP leverer specifikke instruktioner, der skal følges til brevet for at forslaget skal overvejes alvorligt.Ofte specificerer RFP forslagets format og kan gå så langt som at give en forslagskabelon, der skal bruges.

Når man skriver forslag som et svar på en omfattende RFP, skal man være meget omhyggelig med at svare kortfattet på spørgsmål, der er inkluderet i dette dokument.Selv hvis der ikke er en skabelon inkluderet, er det en god ide at bruge selve RFP som en slags skabelon og bruge spørgsmålene som overskrifter til hvert afsnit i det færdige forslag.Dette vil gøre det meget lettere for udstederen af RFP at hurtigt finde hvert af svarene, da de præsenteres i den samme generelle orden som de anmodninger, der blev fremsat i det oprindelige dokument.

Der er situationer, hvor RFP er et ekstremt uformel dokument, såsom en anmodning på en side, der ikke inkluderer andet end en liste over spørgsmål og instruktioner om at overføre forslaget.Det er her, at brug af den forskning, du gjorde tidligt i processen, vil gøre en verden af forskel til det endelige forslag.Uden specifikke retningslinjer i hånden, vil du se efter prøveforslag, som du mener vil passe godt ind i klientens virksomhedskultur, og lave disse forslagsideer, så de følger, hvilken lille vejledning der leveres i den uformelle RFP.Sørg for, at selv hvis spørgsmålene er generelle og noget vage, finder du måder at give svar, der binder sig direkte sammen med klientens arbejde, og hvad din virksomhed tilbyder for at hjælpe dem med succes med at fortsætte dette arbejde.

Husk altid, at skrivning af forslag ikke handler om at skabe et vidunderligt format, som du synes er ideelt.Fokus er ikke på det, du betragter som et stort forslag, men hvad klienten synes er det perfekte svar på deres anmodning.Dette betyder undertiden at træde uden for din komfortzone og sætte dig selv i klientens sko længe nok til at se processen fra deres synspunkt.Selvom dette kan være udfordring, gør det at tjene virksomheden det værd at gøre det.