Hvad er de bedste tip til etikette til konferenceopkald?

Et konferenceopkald kan være lidt vanskeligere at udføre end et typisk møde i et konferencelokale;Der er ingen ansigt til ansigt-interaktioner, ingen visuelle signaler at læse, og ingen måde at vide, hvem der taler andet end stemmegenkendelse.Når man deltager i et konferenceopkald, er det derfor nødvendigt at udøve korrekt konferencesamtale etikette, som involverer alt fra hvor man sidder, når man tager opkaldet til, hvordan man adresserer andre deltagere på opkaldet.At være nøje opmærksom på ordentlig etikette i konferenceopkald kan hjælpe den, der ringer til at undgå pinlige fejltagelser og i stedet hjælpe med at køre et glat, effektivt møde.

Arrangøren af opkaldet skal starte mødet til tiden og med introduktioner hele vejen rundt.Konferenceopkaldsetikette dikterer, at hver person på opkaldet skal genkendes og introduceres, så alle deltagere er bekendt med hinanden og kan høre hinanden.Det kan være nyttigt at e-maile eller på anden måde cirkulere en mødedagsorden for alle deltagere med navnene på alle på opkaldet.Mødet skal starte til tiden.Et konferencesamtale skal med andre ord køres lige så professionelt som et ansigt til ansigt-møde, og arrangørerne skal være lige så godt forberedt, som de ville være personligt.

At overholde konferenceopkaldsetikette vedrørende baggrundsstøj er måske det vigtigste aspekt af selve opkaldet.Man skal undgå at tale i en mobiltelefon, da modtagelsen kan forårsage et klarhedsproblem og hente på distraherende baggrundslyde.Hver opkalder skal deltage i opkaldet fra et stille rum med ringe eller ingen distraktioner.Hvis man tager opkaldet derhjemme, skal man sørge for, at han eller hun ikke bliver afbrudt af familiemedlemmer, kæledyr eller andre distraherende interaktioner og lyde.Sådanne lyde kan distrahere alle deltagere og forhindre mødet i at gå videre.Undgå at skabe unødvendige lyde, såsom at tappe en blyant, tygge på mad eller bevæge sig rundt i høje stole.

Da ingen på konferencesamtalet vil se hinanden, dikterer konferenceopkaldsetikette, at hver taler identificerer sig, før de taler.Dette undgår forvirring blandt gruppen af opkaldere og giver hver deltager mulighed for at tage nøjagtige noter om, hvad der blev sagt, og af hvem.En tilfældig stemme, der taler uden identifikation, kan være foruroligende og forvirrende for andre højttalere, og at identificere sig selv på et konferencesamtale svarer til at skabe øjenkontakt under et møde ansigt til ansigt.