Hvad er de bedste tip til fastholdelse af elektroniske poster?

Retention af elektroniske poster er intet andet end at oprette et system til at sikkerhedskopiere vigtige data på en arbejdsplads, og den gode nyhed er, at meget af det kan udføres automatisk under den rigtige opsætning.Mange virksomheder begår fejlen ved at sikkerhedskopiere deres værdifulde dokumenter til flere servere, der dog kan skabe hundreder eller endda tusinder af duplikatfiler, der tager plads og i sidste ende bremser serveren.Det samme kan siges for traditionelle sikkerhedskopier som papirarbejde og kompakte diske mdash; det giver absolut ingen mening at holde gentagne sikkerhedskopier, når et lydt elektronisk registreringssystem er implementeret.En professionel med internetteknologioplevelse anmodes normalt om at oprette et sådant system, og da online -sikkerhedskopi normalt er en del af den elektroniske postopbevaringspakke, skal oplysningerne beskyttes for evigt.

inden implementering af et elektronisk posteropbevaringsprogram, det er vigtigtFor at brugere skal overveje nøjagtigt, hvad der skal opbevares flere steder.For eksempel skal forretningsfiler, der er adgang til af mange ansatte hele dagen, gemmes på hvert enkelt computersystem, men filer, der beskæftiger sig med tidligere klienter eller skatteoplysninger, skal være sikkert gemt på en mainframe -computer, da denne type fil sjældent er nødvendig.En anden vigtig funktion af et elektronisk postopbevaringsprogram er evnen til at rense unødvendige filer efter en bestemt periode for at holde det samlede netværk så rodfrit som muligt.Ikke kun hjælper disse opgaver med at strømline den hastighed, hvormed oplysninger kan distribueres på hele arbejdspladsen, men det sætter også standarder for hver medarbejder at overholde, når man beskæftiger sig med virksomhedsdata.

Et andet kritisk aspekt af elektroniske posteropbevaring er at implementere en automatisk automatiskBackup, der opstår med regelmæssige intervaller, og denne opgave kan indstilles til at køre ugentligt, dagligt eller endda efter det øjeblik, når det er nødvendigt.Udover at placere filer på en centraliseret server implementerer mange virksomheder også sikkerhedskopier til eksterne drev, fjerndrev eller en kompakt disk (CD) for at sikre, at dataene altid findes på to separate, uafhængige steder.Selvom denne proces for mange ser ud til at være unødvendig, kan en overbelastning inden for et elektrisk kredsløb effektivt slette enhver harddisk i et firma.Online backup er vokset særligt populært, da dataene er gemt inden for en anden geografisk region mdash; så selvom en katastrofal begivenhed som en orkan eller tornado ødelagde hvert eneste stykke hardware, ville virksomhedens oplysninger stadig forblive sikre.

Et andet smart aspekt af elektroniskRegistreringsopbevaring er at fysisk verificere, at sikkerhedskopierne faktisk fandt sted, fordi noget så simpelt som en beskadiget Ethernet -ledning kunne forhindre, at information blev gemt korrekt.Mange virksomheder antager fejlagtigt, at automatiske sikkerhedskopier er immun mod uheld, men det er simpelthen ikke tilfældet.Enkeltpersoner skal altid verificere, at dataene er korrekt sikkerhedskopieret mindst månedligt eller når en ny fil eller program implementeres.