Hvad er de bedste tip til front office -organisationen?

Front Office beskriver området mdash;bogstavelig eller virtuel mdash;af en kundeservice eller gæstfrihedsvirksomhed, hvor kunder interagerer med kundeservicerepræsentanter.På et hotel er for eksempel frontkontoret, hvor klienter foretager forbehold, lærer om lokale attraktioner og anmodningstjenester og faciliteter.Et af de vigtigste tip til front office -organisationen er at have det rigtige personale til størrelsen på en virksomhed.For eksempel kan manageren af et lille motel med kun få værelser muligvis kun have en medarbejder på vagt ad gangen.Denne person kan tjekke kunderne ind og ud, give information og udføre receptionist og arkiveringsopgaver.

Når en organisation er større, skal front office -organisationen imidlertid være mere kompliceret.Et stort hotel i centrum af et byområde tiltrækker sandsynligvis mange kunder på én gang, hvoraf mange kan have spørgsmål og anmodninger, der skal tages hånd om det straks.Disse virksomheder kan have flere repræsentanter på vagt på én gang for at tage forbehold og udføre check i en check -ud -procedurer.En concierge er muligvis ansvarlig for at lede kunder til lokal underholdning og undertiden endda koordinere gruppebegivenheder.Mange virksomheder beskæftiger portører, der hjælper kunder med at losse bagage fra deres biler og bære bagage op til deres værelser.

En front office manager er en væsentlig komponent i de fleste front office -organisationer.Dette er en professionel, der er ansvarlig for at oprette tidsplaner for front officearbejdere og føre tilsyn med alle front office -operationer.Han eller hun dikterer muligvis procedurer for håndtering af kunder og for arkivering af oplysninger.En front office manager kan også arbejde med klienter, der er utilfredse med tjenester eller højprofilerede klienter, såsom berømtheder og ledere.

En anden vigtig faktor i front office -organisationen er, hvordan den kommunikerer med back office.Når fagfolk taler om bagkontoret, henviser de til alle de handlinger, der finder sted i afdelinger som regnskab, menneskelige ressourcer og generel forretning og økonomisk planlægning.En finansiel manager skal for eksempel få adgang til alle oplysningerne om betalinger, refusion og tilgodehavender, der er registreret i front office.I de fleste tilfælde letter kommunikationen mellem front office og back office af front office -software, der inkluderer grænseflader, hvor front office -medarbejdere kan registrere oplysninger, der er tilgængelige for back office -medarbejdere.

Et af de vigtigste tip til front office -organisationen er atHar protokol til, hvordan alle front office -medarbejdere kommunikerer med kunder.I de fleste tilfælde bestemmes klienters første indtryk af en virksomhed i et front office.De fleste klienter ønsker at kommunikere med arbejdstagere, der er høflige og imødekommende, og som er godt organiserede.